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如何分配自己的时间精力?时间管理四象限心得与方法技巧
2023-04-01 11:00:00

‍问题来源

很多白杨SEO公众号的老粉丝知道,我从2021年3月开始全职做自由职业以来,目前已经整整两年了。

我在多个场合(公众号,短视频,朋友圈,线下聚会)都说过,我目前的业务主要是2B和2C,2B是指给企业做营销顾问,2C是指比如像本公众号近三万粉丝写文章或者还有1000+人付费社群(微信群+星球)问题解答,2C还有包括像针对个人的全网SEO的实战训练营等。

除此之外,还有生活方面(这边要感谢我老婆)的各种事,如果我的粉丝里有为人父母就能理解到。

所以问题就来了,很多人问我:白杨,你是怎么合理分配这工作和生活时间精力的?你的工作时间又是怎么安排的?计划完不成的事该怎么办?如何保持做事的积极性?怎么感觉你都活力满满? 

OK,那就继续往下看,分享我的处事一些方法和个人心得。

时间管理四象限法则是什么?

在分享我的方法和心得之前,我们先要学习一个最基础,也是必须要了解的时间管理四象限法则!

时间管理四象限法则是由史蒂芬·柯维在其著作《高效能人士的七个习惯》中提出的一种时间管理方法。该方法将任务按照紧急程度和重要程度进行分类,分为四个象限:

第一象限:紧急且重要(如:应急处理、项目截止日)

第二象限:不紧急但重要(如:计划、学习、锻炼)

第三象限:紧急但不重要(如:打断工作的电话、处理琐事)

第四象限:不紧急且不重要(如:无意义的消遣、刷社交媒体)

通过使用四象限法则,我们可以更好地分析和评估任务的优先级,从而合理分配时间和精力。柯维认为:高效能人士应该将更多的精力放在第二象限,以提高效率并实现长期目标。

关于提到四象限这本书你要是感兴趣,可以自己买去看看哈。 

对于我来说,这个四象限法则帮我太多了。第四象限,只有在奖励自己的时候会进行,其它时间都不会去搞。第三象限,这种我都会用待办时间方法,设置固定时间去处理,比如关于某个服务或课程了解需要电话咨询。

第一象限,比如我的企业顾问客户,那就是要即时去做到解决,因为这个就是我最日常工作中的重要工作。

第二象限,比如白杨SEO公众号的每周至少一篇原创公众号的写作分享,虽然不紧急,但重要,所以我每周会至少留出2个半天左右时间来完成它,当然现在有了GPT,我可能由原来4-6小时变成2-3小时,甚至更短。为啥?因为找资料以前是搜,现在直接提问即可,哈哈哈。 

对了,这里提前说一下,预计4月10日左右,将正式推出SEO结合GPT的付费社群(星球+群),目前已跑通GPT公众号、知乎、百家号,部分网站内容等,到时会同步在星球里,敬请关注!

时间管理的方法与技巧,举例 

那么,针对时间管理的具体方法技巧有哪些?可以看看以下12点: 

1、设定目标和优先级

首先,我们需要明确自己的目标和优先级。这意味着在规划时间和精力时,需要确保重要的任务和目标得到优先安排。比如,本月的目标是什么,然后把工作事项列出来,把重要紧急放最前面,然后是不紧急重的的事等。

2、制定计划 

在设定目标和优先级之后,我们需要为每个任务制定一个详细的计划。这包括明确任务的开始和结束时间、所需的时间和精力、以及可能的挑战和解决方案。例如,你可以在每周一开始时,为整个星期制定一个详细的计划,列出每天的工作、学习和生活任务(你自己能看懂即可)。 

白杨SEO:如何分配自己的时间精力?时间管理四象限心得与方法技巧

周计划的话,我会把这一周某件事在某天前完成会写上时间,到周四看时,如果完成了就会打个勾,完成一半打半勾,为什么是周四不是周日,因为这样我可以快速确定完成进展,等到周日,没完成就没完成了。

3、时间管理工具

有效地利用时间管理工具可以帮助我们更好地掌控时间。这些工具包括日历、待办事项列表、时间跟踪器等。例如,你可以使用在线日历工具来安排你的一天,为每个任务设定时间,并为紧急任务设置提醒。

而我喜欢用纸质的,因为方便我写,不宜一个台历,你办公旁边会有台历吗?可以文末留言我。 

4、学会拒绝和合理安排

学会拒绝是时间管理的关键。有时候,我们需要学会说“不”,以确保有足够的时间和精力专注于重要的任务。例如,当朋友邀请你参加一个可能影响你工作进度的聚会时,你可以婉言谢绝。

5、定期评估和调整

为了确保时间和精力得到有效分配,我们需要定期评估自己的计划和执行情况。这意味着在每个阶段结束时(例如每周或每月),对自己的进度和目标进行回顾,分析成功和失败的原因,以便进行调整。

例如,每个月底,你可以回顾整个月的任务完成情况,并根据实际情况调整下个月的计划。

6、保持健康的生活习惯

保持健康的生活习惯对于时间精力分配至关重要。这包括保持足够的睡眠、合理的饮食、适当的锻炼等。例如,每天保证7-8小时的睡眠,可以帮助我们在白天保持精力充沛,更好地完成任务。

以白杨SEO自己举例,不管多晚睡,必须保持7个小时的睡眠!你给自己的睡眠时间是多少?

7、做到专注和避免分心

在执行任务时,保持专注是提高效率的关键。我们需要尽量减少干扰因素,比如关闭手机通知、在安静的环境中工作等。同时,可以使用番茄工作法等技巧来提高专注力。

番茄工作法:这是一种分阶段工作的方法,每个阶段通常持续25分钟,之后休息5分钟。完成四个阶段后,休息15-30分钟。这有助于保持专注和提高工作效率。

8、时间管理的弹性

虽然我们需要为每个任务设定明确的时间,但也要保持一定的弹性,以应对突发情况。例如,当一个紧急任务出现时,我们需要能够快速调整计划,重新分配时间和精力。

9、有效休息和放松

在时间和精力分配中,休息和放松同样重要。我们需要在忙碌的工作和学习之间,为自己安排适当的休息时间,以恢复体力和精神。

例如,你可以每天安排一段时间进行散步、看书或者与家人朋友聚会,以平衡工作和生活。像我的话,忙累了就会找小乐乐玩一玩。当然,原计划每天陪她们散步并没有做到,这个后续要留出时间来。

10、培养习惯和自律 

养成良好的时间管理习惯和自律精神是提高效率的关键。例如,你可以每天早起,保持固定的作息时间,以便更好地利用时间。同时,通过自我激励和奖励机制,培养自己的自律精神,确保按计划执行任务。

自我激励和奖励很重!比如,上周六周日我们一家人和好朋友文强一家人一起去了扬州玩。其实,这就是对我三月的的工作一个小的奖励,争取四月继续再努力赚钱哈哈哈。 

白杨SEO:如何分配自己的时间精力?时间管理四象限心得与方法技巧

白杨SEO:如何分配自己的时间精力?时间管理四象限心得与方法技巧

11、委派任务和合作

在面对众多任务时,我们可以通过委派和合作来分担压力。例如,在工作中,你可以将部分任务分配给团队成员,或者与他们合作共同完成任务。这样,你可以更好地利用自己的时间和精力,提高整体效率。 

如果你是个人的话,把一些比如基础工作,可以用外包的形式给别人帮你做。像我做训练营时,每期都会请我的徒弟欢欢做我的小助理,帮我管理下群。我的付费交流群也是有小助理的哈。 

12、学习和借鉴他人经验

观察和学习他人成功的时间管理经验,也是提高自己时间精力分配能力的一个有效方法。例如,你可以阅读关于时间管理的书籍,了解并实践成功人士的时间管理技巧。

比如,本文也是一种学习方法,不是吗? 

通过以上方法,可以更好地管理自己的时间和精力,提高工作和生活效率。但要注意的是,每个人的情况不同,因此需要根据自己的实际需求和特点,灵活运用并不断调整和优化,以找到最适合你自己的时间管理策略!

最后,如何让自己保持做事积极性,而且还能能量满满?这一点最重要的就是,你是否真的喜欢并热爱你的工作!

拿我自己来说,很多人觉得特意花半天时间写一篇原创内容,或者再转发分享给需要的人觉得没有直接来钱,没有多大意义,但很多人并不知道:在现在信息过载情况下,你不主动没有机会!而且,我是因为热爱这个,并且顺道还能当成事业来做,所以为啥不能量满满呢?

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