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做到自闭的考勤系统
2020-07-08 17:30:00

——这是我的第 103 篇原创文章——

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上篇 OA 我写了薪酬计算,其中关于考勤的部分,我只是一带而过。但是,就是这个考勤系统,做到我差点自闭。

01

项目背景

先来讲讲项目背景:
我厂的员工管理,原来是用第三方系统,后来员工越来越多,第三方系统已经不能满足 HR 的需求,就开始自研 OA 系统。
有两套不同的考勤模式:早九晚六正常节假日都休闲的类型,和排班制的医生护士除了春节都要开门的考勤。
坑就坑在,排班制的考勤,没有系统化,排班表不在 OA。
原来薪酬 HR 在 excel 上计算薪酬的时候,考勤数据可以根据实际情况,进行调整。之前做这块的产品经理,为了更灵活的统计天数,设计成选择休假日期时,允许排班制的员工,自己修改请假天数。
比如护士申请 6 月 1 - 7 号休假,正常情况下是要去掉周末,算 5 天休假。但排班制不同,它有可能是要休 6 天。
这就埋下一个巨坑,如果有调薪,请假是要扣日薪的,但自己填写的天数,原来是人工统计,提交给薪酬 HR 人工核算薪酬,不会有什么问题,但现在是自动核算,无法判断哪些是调薪前,哪些是调薪后的。
现在改考勤方案是来不及了。

02

该怎么算呢?

想过统一按照调薪前或调薪后的日薪扣除,被薪酬 HR 强烈反对,还是有一定差额的,不能为了简单,而伤害员工的利益。
接下来,和负责排班制的 HRBP 沟通,具体了解排班情况,如果有固定的排班或排班规律,那就多设置几个工作时间段就可以了。
事与愿违,不像工厂或者医院那么严格,只有一周工作够 21 或 22 天即可。但沟通也有好的结果,后续OA 考勤会调整统计方式。
  1. 不支持调整休假日期,如果中间涉及到未排版的情况,员工自己分段请假。
  2. 排班制的员工,在病假、事假的统计上,按照请假实际天数扣减,不再自动去掉节假日的天数。
  3. 员工的每月的总计薪天数,按照当月正常计薪天数算,也就是 21 或 22 天。因为排班制的也是最多这些天数,不会超过也不会少。
达成以上共识后,排班制的员工休假,才算可以计算正确。
最后和薪酬 HR 协商,优先计算有计薪日的休假,无计薪日的休假(请假天数-请假包含的计薪天数),按照调薪后的扣除,仅适合涉及到跨调薪日期的休假。
折腾两天,总算算对了。这块代码焊死了,谁也不能动
小结
在做考勤设计的时候,没有考虑排班制休假这种场景。后面再休再改,就是坑死自己和队友。

03

再来一次,要怎么设计考勤?

回过头来,如果重新设计这块,那我们应该怎么处理呢?
| 方案整理
方案 1:OA 设置排班表。
看起来最好的方案是这样了,但仔细想想,在实际操作中,是行不通的。因为 HR 只能提前 2-3 周做好医生的排班,不能像医院或工厂那样,有规律的做排班制度。
方案 2:用统一计薪日方案,考勤单独计算。
我们把排班制的员工的考勤、与其他员工区别处理:
  1. 在病假、事假的统计上,按照请假实际天数记录,不再自动去掉节假日的天数。

  2. 休假具体日期,同步给薪酬系统,方便薪酬计算有调薪情况。
  3. 员工的每月的总计薪天数,和公司统一。
薪酬核算涉及到考勤的,有固定工资(基础工资+绩效工资)、以及补助(话费补贴和餐补)。
  1. 和固定工资、补助都相关的考勤:事假、病假
  2. 仅和绩效工资、补助相关的:产假(产假的基础工资是全额发放)
  3. 和薪酬计算无关的:婚假、年假、调休等
也就是说在统计考勤的时候,按照固定工作日方案和排班制员工,分别统计好考勤天数。
无调薪:事假天数、病假天数、产假天数

有调薪

  • 调薪前:调薪前事假天数、调薪前病假天数、调薪前产假天数

  • 调薪后:调薪后事假天数、调薪后病假天数、调薪后产假天数

统计规则

  • 其中产假天数,要去掉按照计薪方案计算,去掉周末和法定节假日。

  • 班制按自然日统计病假、事假

那么,问题来了,计算是放到 OA 还是薪酬系统来计算呢?

04

考勤统计

答案是两边都要算,因为薪酬调整记录放到 OA 是不合适的。

还有一种情况,在做考勤统计之前,有部分休假因为各种原因,没有完成审批。为了解决这些问题,我们做了一个考勤统计模块。

| 考勤统计模块
OA 的考勤统计模块:作用是记录休假明细,并同步已审批通过的考勤明细给到薪酬系统。
考勤明细
  1. 当月审批通过的休假明细,上月申请、本月通过的上月休假、销假明细
  2. 上月申请,休假日期在当月的休假明细
  3. 当月休假审批通过的天数、上月销假天数。
| 薪酬系统考勤统计:
  1. 调薪前休假天数(调薪前的天数-销假天数)、调薪后的休假天数,包括事假、病假、产假。
  2. 薪酬系统的考勤休假天数,要和 OA 中的考勤休假天数总数一样。
也就是说,薪酬系统的考勤,不去判断计薪日方案,仅仅做汇总。

05

总结

考勤核算,最核心的是考勤规则的设置,只有确定的考勤规则,才能核算出有效的休假信息,确保薪酬结果无误。
我还在星球更新了完整的考勤设计方案,可以扫码查看完整版。
作者:南南,资质产品经理。
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