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高效能工作习惯:24个电子邮件处理技巧
2015-07-16 01:50:31

昨天的文章,写了自己分享的课程《五星级沟通:职场新人版》,有朋友问,可否给PPT。抱歉,目前不方便发出来。BLUES今天把课程中的邮件沟通部分,写成文章,分享给大家。


写邮件

1.  收件人:在工作中,通常来说,收件人是某一项行动的执行者,如果需要对方进行确认回复,请在邮件内注明。

2.  善于使用邮件组。通常我们都会给不同层级的组织结构单位建立一个邮件组,例如小组邮件组,部门邮件组,项目邮件组等。

3.  抄送:抄送人通常是一项行动的相关者(不是执行者)。通常在进行跨组沟通时候,把双方的leader抄上,周知到位。

4.  密送:密送给自己,这是BLUES的一个习惯,目的是方便进行邮件备份,尤其是某些时候,电脑崩溃,这个时候就知道给自己发邮件的好处了。这个用户习惯,真的可以成为邮件客户端的一个设置选项,是否默认密送给自己。

5.  主题:主题是一封邮件的主旨,简洁明了,BLUES通常书写标题时添加分类,并用简单的语言描述工作的内容,让收件人一目了然。

6. 主题设置分类:邮件通常有几个类别:通知(周知、会议通知等)、材料、汇报(日报、周报、月报)、回复、疑问、分享、探讨、求助。

例如:

【周知】BLUES周二外出进行校招毕业生培训,有事电话联系

【资料】JIRA系统使用的方法

【分享】关于提升沟通能力的分享

7.  附件:如果有附件,请在邮件正文写清楚有几个附件,格式是什么,建议使用PDF格式的文档。这样发布出去,不用担心格式改变,方便收件人进行阅读。

8.  签名:一般会用邮件客户端设置常用签名,网页端也有签名功能。新建或者转发邮件时候,自动读取签名,包含:姓名、部门、公司,联系电话、邮箱等内容。

发送前的检查Checklist

发送邮件前,按照下面的列表对邮件进行检查,相当于产品发布前的Checklist,检查过后,一般不会出低级错误。

1. 检查有无附件并上传;


附件命名,BLUES常用的格式是:日期+文件主题+姓名+版号,


例如:20150715手机迅雷数据周报(BLUES)终稿


2. 书写邮件主题,按照分类和事项简介的规则来命名邮件主题;


3. 按照要求书写正文部分;


4. 邮件签名部分;


5. 密送给自己,真的是个好习惯。


6. 最后填写或选择发件人、抄送人。

之所以将发件人放在最后填写,就是因为一封邮件必须需要收件人,所以,在填写收件人之前,邮件是不会被发送的,那就可以给自己留有最大的余地去修改。万一碰到发送按钮,也不会发出。

发邮件



1.  记住,邮件是用来发结论、记录、通知、备忘等内容的,不是用来争论的。


千万别用邮件吵架,就是你一封,我一封的来回回复,尤其是在邮件组进行多次往复的争论。有需要不断询问的,请当面沟通,沟通完毕,再给出结论邮件。



2.  邮件瘦身,不发大附件,过大的附件,建议用云盘存储,再给链接;


3.  新人的邮件,先发给身边同事预览检查,每个职场人都犯过邮件的小错误,例如漏发附件,写错收件人等;


4.  外出、请假的邮件周知,明确自己休假时候的工作安排;


5.  在发出正式邮件之前,如果是重要内容,例如会议的决议,建议先在RTX等内部沟通渠道确认后,再发出正式邮件。


邮件管理

1.  不要一上班就看邮件,邮件,通常不是最紧急的工作内容,如果重要紧急,对方会给你打电话;


2.  收取邮件的分组规则制定。按照不同类别、不同联系人等维度进行分组,例如需求邮件、通知邮件、老板邮件等,尤其是重要人物的邮件,独立出来,例如有直接工作关系的同事和leader。

3.  学会删除邮件,一些大范围群发的周期性的通知等可以确定没什么价值的邮件,就删了吧。在服务器端保存邮件副本,便于以后查询。


4.  在第三方邮箱网页端设置邮件收取;方便保存、查阅;推荐QQ邮箱,不愧是腾讯内部的7星级产品。


5.  学会使用邮件标记,例如后续需要处理的邮件,及时标注。


以上是个人的一些邮件使用心得,欢迎大家评论补充,交流中共同进步。



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6. 传播封建迷信,主要表现为:
    1)找人算命、测字、占卜、解梦、化解厄运、使用迷信方式治病;
    2)求推荐算命看相大师;
    3)针对具体风水等问题进行求助或咨询;
    4)问自己或他人的八字、六爻、星盘、手相、面相、五行缺失,包括通过占卜方法问婚姻、前程、运势,东西宠物丢了能不能找回、取名改名等;


7. 文章标题党,主要表现为:
    1)以各种夸张、猎奇、不合常理的表现手法等行为来诱导用户;
    2)内容与标题之间存在严重不实或者原意扭曲;
    3)使用夸张标题,内容与标题严重不符的。


8.「饭圈」乱象行为,主要表现为:
    1)诱导未成年人应援集资、高额消费、投票打榜
    2)粉丝互撕谩骂、拉踩引战、造谣攻击、人肉搜索、侵犯隐私
    3)鼓动「饭圈」粉丝攀比炫富、奢靡享乐等行为
    4)以号召粉丝、雇用网络水军、「养号」形式刷量控评等行为
    5)通过「蹭热点」、制造话题等形式干扰舆论,影响传播秩序


9. 其他危害行为或内容,主要表现为:
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