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如何将WBS任务分解法运用到工作/学习/生活中
2022-11-09 14:12:32

作者:倒叁

大家有没有听过这个脑筋急转弯:把大象装进冰箱要几步?

答案是:分3步,先打开冰箱门,然后把大象装进去,最后关上冰箱门。

看似无厘头的回答,但是我们也能从中得到一些启发;对于复杂的问题,我们可以分解成简单的问题来进行解决,这就是WBS存在的目的。

01   WBS方法概念

WBS指的是工作分解结构(Work Breakdown Structure),主要用于界定项目工作范围,以可交付的成果为要素,对项目进行分组。

换做人话说:WBS就是将项目化大为小,化难为易,化繁为简的有力工具。

Work任务:指的是某种输出、工作成果或可交付性成果,如包饺子、成功培训等,其中饺子、完成培训就是输出、可交付性成果;

Breakdown分解:将任务逐步细分和分类的层级结构,分离成更简单且可识别的事物,比如成功培训可以分解为培训前、培训中、培训后等不同的部分;

Structure结构:按照一定的模式组织各部分,比如Breakdown中的培训分解结构是按照操作顺序的组织方式来安排的。

02  WBS方法拆解特点

WBS方法是把一个项目按照一定的原则进行拆解,项目解成任务,任务再解成一项项工作,最后把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到解不下去为止。即:项目→任务→工作→日常活动

WBS方法拆解的过程,更像一个树状结构,不断向外延伸,但是分解结构要清晰。从树根到树叶一目了然,尽量避免盘根错节,接下来一起学习WBS方法拆解的特点。

(1) 先自上而下的拆解项目,同时也要自下而上进行相应的调整和核实;

(2) 对于小项目拆解层级切勿过多,因为层级越多越不易于管理;

(3) 节点任务最终分配到一个人工作量可或工时为单位

节点任务(工作包)完成所需时间要考虑80小时法则(两周法则),如果大于这个范围,要考虑是否要继续拆解,因为过大的工作包会存在一定的风险。

(4) 相同任务只能出现在一个节点上,不能出现类似的工作内容;

比如,同一层级不能存在采购盘子和采购餐具,因为餐具是包含盘子的,存在这样的交叉,会给下层拆解任务带来混乱,也会给后期的任务和资源分配带来混乱,导致工期和成本的估算不准确。

(5) 一个节点任务可以由多人参与,但是只能一个人负责,其他人配合;

(6) 确保WBS的一致性:各部门共同完成拆解,而不是个人拍脑袋决定;

一个项目肯定是需要多方共同合作才能完成,如果你一人拆解工作包,部门之间会失去共同理解项目目标和范围的机会,他们的理解也会与你不同,还会缺少承诺,团队很难共享愿景,日后的执行可能会让他们产生疑惑和对抗的情绪。

我们在拆解任务时,可以使用EXCEL、VISIO、Process on、XMind 等等,很多项目流程图、思维导图等软件均可以使用。

03  WBS的实际运用

WBS是一种底层逻辑,它可以应用在工作,生活和学习等任何领域。

因为做任何事情都需要持续改进,改进也需要一步一步来做,也要遵循WBS原则:先拆解,然后一部分一部分改进。

那么针对不同领域,我们要以什么原则去拆解呢?

我们通常按产品的物理结构、按产品或项目的功能、按实施过程、按项目的地域分布、按部门分解、按职能分解等原则进行拆解。

例子1:学习汽油发动机结构知识

车辆工程的同学肯定知道汽油发动机结构知识,通过WBS方法将发动机结构知识按照功能原则一层一层拆解,使得知识更具有结构化,方便记忆。

例子2:上线某个新功能

产品经理在负责某个新功能的时候,通过WBS方法将新功能交付过程按照实施过程原则一层一层拆解,使得每个阶段有哪些人负责什么任务,更加一目了然,有利于项目顺利进行。

WBS总是处于计划过程中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理、采购计划的重要基础,所以一定要掌握好这些技能哦!

道叁
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道叁
道叁
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如何将WBS任务分解法运用到工作/学习/生活中吗?
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