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常用项目汇报模板
2021-09-13

又到九月,汇报成堆。这时候同学们开始抓耳挠腮,感觉写汉字比写代码难多了,半天憋不出来个屁。为了减轻大家汇报负担,陈老师总结了常用汇报模板,大家自行替换,提高工作效率。


今天是第一讲,先讲最重要的项目汇报的写法。马上就到四季度,各项目都要收官。眼看着加班在即,撕逼愈演愈烈,不会汇报怎么行。

 

项目汇报是项目管理的重要部分。因为老板才是最大、最可靠的解决项目问题的钥匙。项目开展不顺利的十之八九,不能正确汇报情况,就不能及时得到老板的支持,就不能要到足够的资源。


最终项目目标前后矛盾,项目资源不足,项目组推诿扯皮,落得一地鸡毛。有诗为证:

 

汇报做不好,项目瞎胡搞


领导不知情,批示全忘了


资源调不动,PM急的蹦


责任相互推,加班没人陪

 

首先要明白一点:老板没有义务100%记得我们跟他说的内容。因为这个项目占我们工作的100%,但最多占老板工作的10%。所以必须在项目各阶段积极汇报,确保老板清晰了解整个进度。


项目分为四个阶段:策划阶段、执行阶段、问题处理、成果汇报。每个阶段汇报的内容有所区别。做项目一定要明确,目前在什么阶段,要干的是什么。之后就好对症下药。

01 策划阶段

汇报时候谨记:方案自己出,方向领导定。积极听取领导意见,观点可以和领导碰撞,不要挑战领导的选择权。这样策划阶段就能减少翻来覆去地修改,尽快出台一个可行的计划。具体的汇报包括四部分:确认问题,请示方向,提供方案,确认方案。

 

确认问题的汇报方式:“老板,确认一下。我们目前要解决的问题名称是XXX,这个问题针对XXX系统/群体/数据,需要在XXX时间内完成。最终输出的成果您是否有具体期望?(如果有)是什么形式的?请详细描述下。(如果没有)是否有范例我们可以参照?是什么例子?(最后确认)那是否我对比XXX输出了成果,就可以达到期望?”

 

请示方向的汇报方式:“对于这个问题,您是否已经有预期的解决方案?(如果有)您期望的解决方案是什么?您为什么会考虑这个方案?您是否有了解过采取该方案具体的时间、资源投入?(如果没有)我是否可以从以下ABCD方法中选择方案?是否还需要补充E选项?”


提供方案的汇报方式:“针对XXX问题,现有方案A,B,C,D。每个方案预计投入人力XXX投入时间XXX投入经费XXX,需XXX部门在XXX环节协助,请确认选择哪一个方案。”

 

确认方案的汇报方式:“针对XXX问题,现计划采取A方案,从XXX时间开始,在XXX时间完成工作,项目组成员列表如下,请确认执行。”

 

Tips:这是第一个关键节点。前三个汇报可以口头说,可以写文档,但这个汇报必须白纸黑字,抄送所有参与方,最后大家签字画押。这是保证项目顺利执行的第一道防线。

02 执行阶段

汇报进度的汇报方式:“本周项目进度等级为绿灯(黄灯/红灯是有问题状态,不在这里汇报)本周项目阶段为第X阶段,本周本部门拟开展工作XXX,需XXX部门协助,输出XXX成果。”

 

Tips:项目周报必须发,而且要时不时提醒老板看一眼,免得后边出问题的时候,老板像被打了闷棍一样。如果你真的经常打老板闷棍,相信俺,老板心里一定会有一句妈卖批,而且他一定会讲。

 

提醒参与的汇报方式:“本周需您参与会议/审批文件/验收阶段成果,具体时间在XXX,请注意参加。”

03 问题处理

问题反馈的汇报方式:“本周项目进度等级为红灯/黄灯,在XXX阶段出现问题,预计导致项目延期XXX天完成,需本部门和XXX部门一起完成。”

  

Tips:遇到问题先汇报对整体的影响,先谈整体再谈到底是什么问题,先讲是自己能搞掂的还是需要支援的,这样不至于陷入细节。而且突出问题的重要性,对于后期争取资源有重要帮助。

 

解决建议的汇报方式:“针对XXX问题,现有方案A,B,C,D。每个方案预计投入人力XXX投入时间XXX投入经费XXX,需XXX部门在XXX环节协助,请确认选择哪一个。之所以有A,B,C,D因为问题是由XXX原因引起,目前可行方案皆列在此,如有不足请提示。”

 

Tips:遇到问题先提解决方案,老板们最讨厌的是出了问题先撕逼!老板们最最最最最讨厌的是出了问题发十几二十封邮件,还件件抄送老板来撕逼!谁沉住气拿出办法谁得分,切记切记。

 

支援请求的汇报方式:“为解决问题,请老板协助:与XX部门沟通、增加人手、提供更好的方法、增加预算投入、放宽时间期限。如不妥,请指示下一步计划。”

 

Tips:需要老板干什么要明确说,不然他就以为你可以搞掂所有的事。特别是需要协调资源,去找外部门打架的时候。要明确说明谁不配合,需要老板和谁沟通,需要老板帮我们争取一个XX资源。讲得越具体,老板给的支持就越具体。越是扭扭捏捏,老板越是懒得帮你出头,谁没事爱找架打啊。

 

共识决议的汇报方式:“问题处理决议如下:在XXX时间内,由XXX人负责完成,最终交付成果为XXX,同时,对整体项目方案/时间/计划做调整如下,请大家确认。”

 

Tips:最终确认的问题,照例要白纸黑字,签字画押。不然改动几次以后,就没人记得原本的出发点,扯皮的事就来了。

04 成果汇报

结项说明的汇报方式:“本次项目与XXX时间完成,项目验收文档如附件,请大家确认。”

 

Tips:项目最终结束的标志,照例要白纸黑字,签字画押,不然这事将永远没个尽头。

 

项目总结的汇报方式:“本次项目历经3个月时间,成功达成预期,使业绩提升XXX/使系统性能提升XXX/使满意度提升XXX,感谢项目组成员XXX的大力支持,你们在工作中的表现体现了高度的职业素养与我司企业文化。感谢领导XXX,XXX对项目的指导帮助。今天中午在XXX酒店进行项目总结及庆祝会,欢迎参加。”

 

Tips:项目总结一定要带数据,不带数据的叫瞎吹,带数据的才叫成果。如果想抢功,就带头写感谢信,那个感谢别人最多的人才是功劳最大的,这是潜规则哈,新人切记。

-END-


接地气的陈老师
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