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最近在做新营销系统上线三个月的复盘,看好最近几年,在2家公司都经历了完整的营销数字化系统采购上线及运营流程,因此与大家分享下系统采购过程中可能遇见的坑,供大家借鉴。
很多企业或者老板,对于营销工具都有不切实际的幻想。但真相是——营销系统的核心是服务客户与业务,没有客户,再先进的系统也只是摆设。
比如你想采购客户关系管理(CRM)系统,却连基础的客户名单都没积累;想上营销自动化平台,却连内容、私域客户都没有沉淀。这种情况下,系统的 “客户分层”“自动化触达” 等功能根本用不上,只会造成预算浪费。
采购前先做“客户与业务盘点”—— 是否有稳定的客户来源?是否有明确的客户跟进、营销活动需求?只有业务先跑起来,有了真实的客户服务场景,系统才能真正发挥价值。
“提前布局数字化,总不会错吧?” 不少企业抱着这样的想法,在业务还没成型时就采购高端系统,结果陷入 “工具等业务” 的困境。投入那么大,却无法带动业务增长,对业务负责人来说也是巨大的压力。
营销数字化系统的采购,可以考虑“滞后于业务、适配于需求”。比如你原本只有每月 1-2 场小型客户活动,手动记录就能搞定;后来业务扩张,每月要办 5 场以上活动、对接上百个潜在客户,手动统计开始出错、跟进效率下降 —— 这时候,才是考虑采购营销活动管理、客户跟进系统的最佳时机。
反之,业务刚起步就买“全渠道营销系统”,不仅要承担高昂的年费,还得花时间学习复杂操作,反而让团队陷入 “为了用工具而用工具” 的内耗。
以“业务痛点” 为采购信号 —— 当现有手动流程无法满足业务需求(如客户跟进不及时、数据统计混乱),或业务量增长导致效率明显下降时,再启动系统采购。
厂商宣讲时,总会把系统的“高级功能” 吹得天花乱坠:“全链路数据追踪”“AI 智能营销”“千人千面个性化”…… 但这些功能,未必适合你的企业。
很多企业被“功能全面” 迷惑,花高价买了超出自身需求的系统,结果发现:60% 的功能用不上,团队还得花大量时间学习操作。比如中小微企业,核心需求是 “记录客户信息、统计营销活动效果”,却买了带 “企业级数据分析”“跨部门协同中台” 的系统,不仅预算超支,还因操作复杂导致团队抵触。
1.列“核心需求清单”:明确当前业务最需要解决的 3-5 个问题(如 “客户跟进提醒”“活动报名数据统计”),只选能满足核心需求的系统;
2.拒绝“过度预判”:不盲目追求 “未来可能用到” 的功能,等业务真的需要时,再通过系统升级或二次采购解决;
3.优先“轻量化工具”:如果只是基础需求,选择操作简单、上手快的轻量化系统,比 “大而全” 的重型系统更实用。
“系统功能很好,但我们用不了”—— 这是很多企业采购后的通病,根源在于忽视了 “业务流程与系统的适配性”。
每个企业的流程差异很大:有的企业流程标准化程度高,能直接对接系统;有的企业流程零散(比如销售跟进客户没有固定节点、营销活动审批流程不清晰),强行套用标准化系统,只会让团队无所适从。
比如某小公司,原本是“线下获客 + 微信跟进” 的灵活流程,却采购了要求 “必须在系统内完成客户录入、跟进、成交全流程” 的 CRM,结果销售为了应付系统,反而把大量时间花在 “补录数据” 上,真正的客户服务时间被压缩。
1.采购前梳理自身流程:明确现有业务的关键节点(如客户从获客到成交的 5 个步骤),判断系统是否能兼容这些节点;
2.优先“可灵活调整” 的系统:如果流程还在优化中,选择支持自定义流程的系统,让工具适配业务,而非业务迁就工具;
3.小公司别贪“大系统”:流程不成体系时,先用基础系统帮团队梳理标准化动作(如固定客户跟进周期、统一活动数据统计模板),再逐步升级。
很多企业采购营销系统时,只考虑“营销部门能用就行”,却忘了营销工作需要销售、客服、运营等多部门协同 —— 如果系统无法联动协同部门,价值会大打折扣。
比如营销部门用系统做了客户分层,却无法将分层结果同步给销售团队,导致销售还是“盲目跟进客户”;客服部门收集的客户反馈,不能及时同步到营销系统,营销活动无法针对性优化。这种 “单点使用” 的系统,根本发挥不了数字化的协同优势。
1.采购前征求协同部门意见:问销售“需要系统提供哪些客户数据?”、问客服 “希望系统同步哪些客户反馈?”,让系统能解决多部门的痛点;
2.优先“数据互通” 功能:选择支持跨部门数据同步的系统(如营销活动数据同步给销售、客户反馈同步给营销),避免 “数据孤岛”;
3.明确“协同价值”:比如通过系统让营销与销售共享客户数据,提升客户转化率 —— 这种协同价值,才是数字化系统的核心竞争力。
系统采购完,真正的挑战才刚刚开始。付费了上线了,接下来要面临的就是企业内部的挑战,如何让大家熟悉系统,用好系统,是一件长期且艰难的事情。乙方可能会给你一些支持,但真正的推动,一定是市场负责人来做,因此不能掉以轻心。
列出系统上线、培训、复盘的详细方案,定期检查工作进度,与相关方保持高频沟通,了解大家在使用过程中遇到的问题,及时解决。
最后:采购营销数字化系统,关键是“回归业务本质”
其实,避开这些雷区的核心逻辑很简单:不被“数字化” 的概念绑架,不被厂商的宣传迷惑,始终以 “业务需求” 为核心。
从“有客户、有业务场景” 开始,到 “选能解决核心痛点的工具”,再到 “确保流程适配、协同顺畅”,每一步都围绕 “业务能变好” 来决策,才能让营销数字化系统成为 “助推器”,而不是 “绊脚石”。
你在采购营销数字化系统时踩过哪些坑?又有哪些避坑经验?欢迎在评论区分享,一起让数字化采购少走弯路~
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