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掌握最小化思考,不加班也卓有成效
2022-01-07 16:41:48


我们似乎总是忙个不停,却成果甚微。

为应付堆积如山的工作、随时弹出的任务、一个又一个任务群的@,我们不得不和时间赛跑,不断拖延下班的时间。996甚至007成了常态,健康和生活总被搁置一边。

跳出任务漩涡去审视,却会发现很多工作产出成效甚微。勤奋却停滞不前、无法转化,是很多打工人、管理者,以及团队和组织都面临的困惑。

这篇文章取了一个很有诱惑力的标题《掌握最小化思考法,不加班也卓有成效》:勤奋当然是取得成果的必然前提,也是奋斗者的必须品质,但我们需要勤奋得“更聪明”些。

何为“最小化思考法”?就是一种“用最小力量,取得最大成果”的思考方法。直白点说,这种思维方式,能帮大多数人用“更少时间,把事情做得更好”。

01/

大多数人,工作效率低出想象

996、007之所以被很多人批判,是因为它一旦在组织内部获得提倡,就会沦为了一种“形式主义的努力,从而把更多人拉入“假性勤奋”的漩涡中内卷。

大多数人看起来忙个不停,工作效率其实低到无法想象。英国一家网站曾调研了2000个办公室白领的工作时间利用情况,结果显示:以8.8个小时为每天的平均工作时长,真正有效率的工作时间竟然不足3个小时。

剩下的时间用于什么?

查看社交网络——44分钟

阅读各类新闻网站——1小时5分钟

与同事闲聊——40分钟

制作热饮——17分钟

抽烟——23分钟

处理即时信息——14分钟

吃零食——8分钟

在办公室做饭——7分钟

给伴侣/朋友打电话——18分钟

找新工作——26分钟

把时间高效利用,结果又会如何?2月,德国一家技术顾问公司Digital Enabler进行了大胆改变:员工每天只工作5小时,但不允许带手机,不许聊八卦。员工生产力不但未减,甚至能为客户提供更佳的产品了。

“工作中做了太多琐碎的事,不是分心看社交媒体网站,就是不断浏览撰写电子邮件;同时还每天都加班到很晚,无法回家陪伴女儿”,这是Digital Enabler老板拉斯·莱因安斯做出这项大胆尝试的初衷。

时间利用效率还只是工作成效甚微的最表层原因,更深层的因素是:你的努力和终点之间的距离是不是最短?甚至是非线性的?把握好“最小化思考法”,能让我们的时间和精力付出达到“四两拨千斤”的作用。

02/

一流工作者,都擅长“最小化思考”

前面我们说,最小化思考法就是用“最小力量,取得最大成果”的思考方法。

最小化思考法不用做太多的事,而是将力量集中于让最重要的事情取得成果的思考方法。也可以说,是将时间和精力,最有效而最小限度地进行分配的思想方式。

它的关键词是聚焦,犹如用放大镜将阳光集中在一点,就能燃烧纸张,最小化思考法也是很多一流工作者取得成就的秘诀。德鲁克就说过:“如果问我取得成果的秘诀是什么,我的回答是集中。能够取得成果的人会从最重要的事情开始,而且一次只做一件事。”

但对于很多需要平衡多项任务、多类角色的职场人及管理者,真正做到“最小化思考”、做到聚焦并不容易。因为“聚焦”的另一面是“舍弃”,而“舍弃”的勇气来自于对目标、突破口、发力方式的洞察和管理。

1.目标:真正的目标到底是什么?这需要基于我们“能提供什么价值”思考,而非我们“能做什么”。

2.突破口:通往目标的方式有很多,最小化思考需要找到最关键的撬动因素,最性感的突破口。

3.发力方式:目标有了、突破口也想明白了,还需要通过有效的发力执行,推动最佳成效的获得。

03/

把握这三点,学会“最小化思考”

如何掌握“最小化思考法”?如何通过聚焦,实现用“最小的力量,取得最大的成果”?我们提出三条具体且重要的要求

1. 描述“最终成果物”,聚焦长远目标

目标非常非常重要,无论对于个人、团队或组织。

没有目标,努力就是慌乱迷乱、无处安放的,也无法实现对焦和形成力量。当然在VUCA的探索阶段,我们也会面临目标的困惑,即便如此,也需通过假设,来树立一个“临时的目标”——快速验证假设,快速跟进和调整动作——这远好过没有目标。

但什么目标才是好目标?首先它一定是基于价值的思考。目标不是基于“能做什么”,而是需要思考“我能提供价值”,这样的目标,才会是活源之水,才能在社会和组织的体系里,获得持续的生命力。比如你喜欢写作,你的目标不能是“持续精进写作技能”,而应该是“用写作反应时代的片段,帮助受众开阔眼界、共鸣情感、迭代认知”。

其次,可以尝试把目标描述成“最终成果物”。最终成果物是更清晰、具体、量化、场景化的描述,只有将目标描绘成“最终成果物”,它才能呈现出显性的牵引力量。比如在策划一场大型人力资源论坛前期,我们就围绕“内容质量、规模期望、客户连接、品牌输出、政府关系、项目管理”等7个方向,定量+定性地描绘了这场论坛的“最终成果物”。


2. 绘制整体画布,聚焦关键事件

工作画布是工作的整体设计图,是思考和行动的边框,能指引你最快最好地完成目标。

工作画布包括三类内容:为什么(目标)、是什么(最终成果物)、怎么办(工作安排)。

“为什么”和“是什么”已在前文较多篇幅描述了,我们再重点探讨“怎么办”。关于工作的设计和安排,可以分为“横向的梳理”和“纵向的拆解”。

横向的梳理:包括完成目标、实现“最终成果物”需要把握哪些模块的工作?这些模块当前的资源和状态情况如何?不同模块在整体中的作用和位置如何?这些模块哪些是关键的性感突破口,那些是不甚重要但必须要有的?这些模块哪些需要做到100分,哪些80分就好,哪些60分也无碍?

基于这样的横向梳理,才能明了如何匹配资源和人力。

纵向的拆解:即把一项任务,拆解成最小限度的流程。并提前估算不同流程所需的时间,所对应的横向组合。

基于整体的好的画布,可以帮助你锁定关键事件,消除无用功:

它能帮你时刻对标目标,因为它是围绕目标实现的鸟瞰视角,所描绘的整体“地图”。

它能让你的任务可视化,实现横向可视化,才能做到不遗漏;实现纵向的可视化,才能做到不拖延。

它能让你明了需聚焦力量的关键因素:心中有整体,才能避免盲人摸象,才能更加明了最应集中力量的关键突破点,才能不至于事事都紧抓、想到什么做什么,最后精疲力竭又了无成效。

3. 一次只做一件事,聚焦当下任务

尽管工作画布上的关键事件很多,尽管我们常常需要在多种任务间切换,尽管每天会被几十个即时通讯群的消息@,但我们必须深知:工作都是一件一件做的;任何人,一次只能做一件事!

专注当下的工作能力,是获得长期成效的重要因素。很多人太缺乏这种能力了:做任务时总是一心多用,一会儿看看新闻、一会儿回个消息、一会儿叫个奶茶、一会儿查收个邮件。最后把自己逼到了Deadline临界线,要么浑水摸鱼糊弄了事,要么加班冲刺,指望最后一刻“大力出奇迹”。

作为经典的时间管理工具,番茄工作法就要求在一个时间单元里,只做一件事。

它的原则包括:

1. 将工作任务列出三类清单:“所有待办事项”、“今日待办事项”、“已完成事项”。

2. 每天从“所有待办事项”清单中挑选一些放入“今日待办事项”清单。


3.“今日待办清单”越短越好,越短则迭代频越快。


4. “正在做的任务”,任何时候只能有1个。


5. 一个番茄时间内(最少25分钟)不能做任何与任务无关的事,包括喝水、聊天、上厕所。


6. 如被打断,则该番茄时间作废,下一个番茄时间需要重新计算。

这类方法能有效提高效率,能带来意想不到的成就感。最重要的是,能训练我们对任务时间的感觉,培养对“时间成本的珍惜”——很多人对时间太没感觉了,总抱着“大不了就加班”的念头。但时间对所有人都是公平,它应该是重要资产,不可以无限散播和透支!

“比完美更重要的是完成”,是扎克伯格挂在Facebook办公室的标语。花费大量时间追求完美、实现了“大力出奇迹”毕竟是偶然;而设定并死守DDL,用“持续完成的正向循环,激发自己螺旋式上升”才是成长的常态。

只有做到聚焦目标,聚焦关键因素,聚焦当下,才能达成“用最小的力量,取得最好的成果”,才能不靠堆加班,依然卓有成效。

用“最小化思考法”节省出的时间,我们可以去做一些长期被搁置的、“重要而不紧急”的事情:关注健康,好好休息、认真锻炼;陪伴家人,充分享受与亲人深度连接的幸福;关注和体验一些与工作非直接相关的领域,比如哲学、文学、美学等。

这些饱满的输入,会让我们精力更充沛,五感更敏锐,进而为更有创意、更可持续的“输出”,注入能量。


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