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项目管理:如何打造更好的跨职能团队?
2022-06-08 09:38:00

跨职能团队是指一群来自不同学科的人,他们执行专门的任务,协调不同部门的工作以便交付价值。

跨职能团队具有共同的目的或愿景,以及明确的目标。

目标具有里程碑,团队中每个人都共享一个完成日期。

团队成员将项目的成功放在首位,并分配足够的时间来实现它。

一、打造跨职能团队的 6 个技巧

1. 找到合适的领导者

合适的领导者需要具备四个基本素质:

  • 值得信赖的;

  • 称职的;

  • 有能力的;

  • 具有应对挑战的合适身身份。

2. 让合格的人担任他们的角色

人,以及他们之间的关系对创新非常重要。

没有人会争辩说个人会产生巨大的影响。

团队由人组成,必须使其产生正确的化学反应。

3. 确保他们的角色明确

好的跨职能团队,角色是被明确定义的。

团队成员知道他们应该做什么,以及他们应该如何与彼此建立联系。

跨职能团队也有明确的决策模型,每个人都知道谁在做决定。

如果需要,升级路径也是明确的。

一个典型的管理升级过程:

4. 优化分配团队资源

即便是最好的跨职能团队,拥有最好的成员。

如果没有合适的资金或足够的原型/测试设施,也会陷入困境。

管理层的工作是确保团队拥有成功所需的一切。

确保人员不会分散得太细。

5. 与管理层制定明确的基本规则

当高级领导、团队领导和团队成员有明确的参与规则时,跨职能团队合作会更有效。

他们知道自己的角色和责任,以及他们如何与其他人所做的事情相互关联。

如果团队开始偏离轨道,他们还有清晰明确的升级路径来纠正团队。

6. 目标明确和沟通清晰

有效的跨职能团队有一个明确商定的可衡量的目标。

并且他们还在整个项目中持续沟通。

许多敏捷团队每天都会召开简短的会议,这是高效团队合作的最佳实践。

明确的目标和良好的沟通技巧有助于推动团队创造惊人的结果。

二、跨职能团队的好处?

问责制是跨职能项目团队的主要优势。

始终如一地使用团队是一种行之有效的方法,可以实现任何需要多个学科的公司目标,以便产生可问责的结果。

组建了一个跨职能团队,以快速有效的方式产生特定的结果。

跨职能协作与创新相关。

创新通常来自学科的融合。

由于将才华横溢的思想聚集在一起的催化性质,跨职能团队通常会超出预期。

当一个域端口与另一个域端口不同时,可能会发生思想碰撞,从而营造有利于创新的环境。

跨职能团队可以通过更有效的决策过程来缩短产品上市时间。

跨职能团队还鼓励员工参与。

一个跨职能团队作为一个具有共同目标的、有凝聚力的团队的一部分。

具备独特的奖励,以及吸引力的社交环境。

更敬业的员工表现更好、工作时间更长、工作更努力。

跨职能团队还可以集中资源并提高效率。

团队领导检查以确保技能或所需资源没有差距。

以有针对性的方式使用资源,然后在项目不再需要时释放资源。

三、如何开发跨职能协作?

开发特定跨职能团队的过程必须从领导者开始。

在大多数组织中,都会任命团队负责人。

领导者必须具备协调团队并按时按预算交付成功结果的技能和经验。

当项目开始新产品开发时,领导者需要了解项目的目标以及实现该目标所需的技能。

通常这个领导者来自产品开发计划管理或产品管理职能组织。

开发团队通常可能会聘请更多技术项目经理。

他们需要分析成功所需的技能组合,为团队提供来自公司不同领域的不同技能组合。

领导者与高级经理合作,用关键技能填充产品团队,指出存在差距的地方以及组织可能需要获取资源的地方。

1. 有明确的决策

一旦团队和团队负责人就各自的角色和职责达成一致。

可以将项目划分为任务,并映射它们的依赖关系。

确定并映射每个任务与其他职能和个人之间的相互依赖关系。

为每项任务分配一个直接负责的个人。

2. 领导者对跨职能团队的责任

  • 向团队传达项目的目标或愿景;

  • 制定实现目标的路径;

  • 领导者还负责为团队获取合适的资源,并负责持续的项目管理,例如,跟踪可交付成果和里程碑;

  • 在产品开发的情况下,需要额外的职责,例如,与销售和财务组织合作的能力,并确保满足他们的要求并且沟通顺畅。

很少有项目团队可以以足够的资源启动项目,并按可预测的时间表交付。

更多的情况是,关键的风险缓解工作之一是管理资源可用性的潮起潮落。

因为个人在不同时间从事不同的项目,当你需要某一领域的专家时,团队却无人可用。

由于没有适当的资源,总有一些情况会使得项目脱离正轨。

项目经理、核心团队和相邻团队等角色定义不明确,会导致沟通和决策问题。

从而导致进度延误、成本超支和组织混乱。

尤其对于具有组织孤岛的公司来说,表现的更严重。

3. 与敏捷团队有何不同?

在敏捷开发中,跨职能团队(Scrum)每天举行简短的站立会议以消除阻碍。

Scrum Master、产品负责人和团队成员等角色都经过仔细定义。

团队将他们的工作划分为多个 Sprint,并使用 Story Point 燃尽图评估他们的进度。

尽管跨职能团队是敏捷的一部分,但它不依赖于敏捷的任何其他方面。

执行任何类型的基于项目的工作的组织。

无论是新产品开发项目,还是基础设施改进工作,都可以利用跨职能团队获得巨大优势。

四、什么是项目团队车轮图?

将领队置于团队轮的中央,然后勾勒出围绕领导者的核心团队,包括其中的关键职能和个人。

在核心跨职能团队之外,放置扩展的团队成员,这些功能将在整个项目中,间歇性地支持或增强你的团队。

大多数项目是相互依赖和复杂的。

他们需要技术技能,但不需要全职。

项目团队轮图确定哪些跨职能团队成员负责哪些职能。

该模型可以与人力资源组织一起开发。

在项目开始时使用“项目团队轮图”可确保你拥有清晰的团队结构、既定的领导层,并具备所有必要的职能。

该工具还可以帮助你确定谁负责可交付成果。

项目团队车轮图也被称为跨职能团队图或核心小组图,目的是为跨职能团队配备人员。

很少有跨职能团队能够以足够的资源启动项目,并按可预测的时间表交付产品。

更多的情况是,当项目成员在不同时间从事不同项目时,关键风险是管理资源可用性的潮起潮落

为了快速了解人员配备缺口,团队可以使用下图所示工具来清楚了解团队人员的配备情况:

1. 使用项目团队车轮图定义跨职能团队

项目团队车轮图按职能标识了核心项目团队成员,以及扩展团队成员的角色和姓名。

项目团队车轮图是一个简单强大的工具,可以快速确定人员配备,并且可以呈现跨项目扩展的资源方面的差距。

该工具可针对不同类型的项目(大型或小型项目)、初创企业、大型企业进行不同程度的扩展。

它提供了一致的模型,可帮助管理团队人力资源相关的风险。

对于大型项目,可以创建多个团队车轮图,每个轮子都从核心团队轮子向外辐射。

2. 项目团队车轮图的好处

  • 确保所有跨职能团队成员都知道他们的角色,以及其他人的角色定义;

  • 清楚地识别团队中的资源缺口;

  • 定义专用于特定项目团队的成员;

  • 最大限度地减少因成员缺失或其他人力资源问题而造成的意外或项目失败。

3. 项目团队车轮图如何帮助项目经理

在所有必需的资源都可用之前启动项目的情况并不少见。

项目经理可以基于这个工具,围绕人员配备做出基于风险的决策,同时它清楚地传达了如何减轻或解决任何人员差距。

对于拥有大量利益相关者的企业来说,它也是一种有效的沟通工具。

该工具可确保所有利益相关者的利益在项目中得到体现,它为整个跨职能团队提供了一致的方法来确定资源缺口。

它还具有可扩展性,甚至可以围绕公司之外创建扩展的项目团队。

虽然该工具可以衡量跨职能团队人员配备程度并快速识别资源缺口,但它不评估分配资源的质量和有效性。

由于优先级冲突,影响跨职能资源有效性的两个因素分别是:

  • 技能水平;

  • 资源可用性。

这些问题会影响团队的交付能力。

五、总结

成功的跨职能团队至少需要:

  • 找到合适的领导;

  • 让合格的人担任他们的角色;

  • 确保他们的角色明确;

  • 优化分配团队资源[人员、预算];

  • 与管理层制定明确的基本规则;

  • 有明确的目标和清晰的沟通。

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2022-06-08 18:12

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