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项目启动会为什么很重要?
2022-12-02 10:52:17

凡事预则立,不预则废。任何项目开始之前,都要有项目计划,尤其是针对大型的咨询项目,更是需要对整体项目实现精细化的管理。

但在实际项目推进过程中,经常会遇到问题:

出现问题,大家都在互相推责,没有明确负责人;

各模块工作一直在延期,项目总是遇到卡点;

需求不断在增加,项目范围到底是什么?

出现以上问题的原因多半是没有做好——项目启动会。今天结合我们实际做咨询项目的经验,来聊聊什么是项目启动会,又该如何做好?

01 什么是项目启动会?

项目启动会,即kick-off meeting(开工会议)。一般是在项目中标后或者合同签订后,甲方、乙方召开的第一次正式会议,双方负责人和团队进行正式接触和了解,这关系到后续项目能否按时保质保量的完成。

说简单点,启动会类似于古代的誓师大会,把大家集中在一起,告诉大家要做什么?如何做?以及达成后的结果是什么?以此来鼓舞团队士气,顺利推进项目。

一个好的开始等于成功的一半,所以启动会的重要性也不言而喻。通过启动会主要可以达成几点作用:

1)明确目的和目标

项目组成员需要对项目达成思维认知的统一,让大家认识到自己承担工作的重要性和意义,目标一致才能调动起意愿和自主性。

2)明确策略和计划

在立项之初就要想明白几个重要的里程碑节点是什么、达成共识。一些项目在召开启动会时可能没有明确的里程碑,这时可以根据业务负责人的预期,确定出大概的里程碑。

3)明确职责分工

明确每个人的角色和定位,有了清晰的职责,每个人才能更有责任感的完成各自的任务。

4)明确协作机制

大型项目的协作机制内容比较多,包括决策机制、审批机制、会议机制等。针对团队和项目规模较小的情况,此处主要指沟通协作机制。例如:周例会,月例会等。

所以,召开一次成功的启动会,可以助力项目顺风顺水。了解了启动会的意义后,接下来,我们详细聊下如何组织启动会。

02 如何组织项目启动会?

成功的会议,其80%的工作都是在会前完成,无论什么会议都一样。在会议开始前做好准备和沟通工作,可以保证会议过程顺利的推进。

尤其重点要准备完善好会议材料,内容包含:项目背景、项目目标、项目成员介绍、项目组织架构、项目计划、管理机制、项目风险分析等,这些内容可以通过PPT的形式呈现。

1)项目背景:项目的背景主要考虑两个问题:为什么要做这个项目,要解决什么问题?围绕要解决的问题,衡量项目成功的标准是什么?

2)项目目标:项目目标通常由甲方来主导,也就是项目发起人。双方共同协商具体可执行、可达成的阶段性目标,包括每个阶段可交付的成果。

3)项目成员介绍:双方成员信息介绍,包括每个人的职级和负责的工作内容。彼此了解有助于加强团队协作能力,在后续项目中可以更好地合作。

4)确定组织架构:明确项目的组织架构及岗位职责,确保各部门的有效配合,明确各干系方职责,有助于项目有序顺序的推进。

5)确定项目计划:在项目启动之初,计划并非越细越好,但需明确重要的里程碑节点,如何时交付、何时结项、何时复盘,针对眼前的阶段做详细计划,远期的阶段可作粗略规划。

6)确定管理机制:管理机制包含很多内容,前期最主要的是要确定定期的沟通机制。项目团队定期沟通有助于确保协调一致,避免各自为政,同时呈现项目整体进展情况,有节奏有章法地持续推进。

7)项目风险分析:对各个模块的工作进行风险评估,降低风险出现的可能性,可以参考以往项目或是同行案例。

在完成以上启动会主体材料后,就可以着手组织开会,进行会议邀请,建议发出邀请时包含以下信息:

会议主题:项目启动会的主题
会议议程:包括会议开始时间、预计时间
参会人员:双方需要参与的人员
会议地址:线上&线下(注明清楚)
文档附件:需要在会议中参阅的文档

在进行正式会议时,要注意避免讨论。因为项目启动会和一般会议不同,属于信息同步会,虽然会包含少量讨论,但主要内容需要尽可能在会前做好沟通,而不是在会上临时讨论。

会议最后切记要做好收尾环节,要做到有总结、有待办,并及时做好会议纪要,发送给双方进行归档。

03 项目启动会注意事项

1、计划并非做的越细越好

前期的项目规划非越细越好,主要有两点原因:

第一,制定远期完整的规划工作量很大,所需时间较长;

第二,项目的不确定性,导致一旦有变更,计划就要全部调整,调整远期的工作量巨大。

2、确保有高管参与

尤其涉及到战略层面的项目,必须双方高管参与才能保证后续项目的开展和推进,所以要协调高管时间行程安排,确保高管能够及时参与。

3、会议节奏要把控

项目经理作为主持人要把控好整场会议的节奏,把会议的目的、要求、内容等清晰完整的表达出来。可以提前进行演练,做到不冷场,不超时。

4、做好会议纪要

会议讨论结果要形成书面文件,最后发送双方邮件进行留存。会议纪要主要记录点:

1、参会人员、时间、地点

2、项目背景、项目目标

3、项目团队、组织架构和主要负责人

4、项目关键里程碑、时间线和交付物

5、项目管理机制

6、项目的主要风险

以上就是准备一场项目启动会的要点。“工欲善其事,必先利其器”,启动会的召开也是一个小项目,记住项目管理的流程和方法,一定可以事半功倍!

晏涛三寿
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晏涛三寿
晏涛三寿
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