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一位高级产品经理的高效工作流闭环

2021-01-14

这篇文章分享自己的工作流搭建过程,解答读者疑问。

提问:花生酱好,最近研究任务管理和时间管理相关的知识,但发现即使列好清单,待办量级仍然很大、很难完成,最后堆了很多待办在清单里,工作依然混乱,想问下是哪里出了问题呢?该怎么办?

这个朋友的状态很像我工作三年左右的状态,一方面责任越来越重,工作量越来越多,另一方面项目越来越复杂,很多时候待办粒度很粗,粗到每个待办难以一蹴而就,所以经常堆积了很多待办。长期下去,经常是半年过去,不知道究竟做到了什么,还得回头一个个盘算价值,很被动。

我也是不断精进自己的任务管理,打造了一套自我闭环的工作流,在近半年慢慢解决了这个问题。

总结起来需要做好三点:

1)优先级:待办准入要有优先级,学会放一放

2)准确度:待办分析,能拆则拆,拆到可以直接做

3)节奏感:安排好整体工作节奏,学会切换状态

首先我们要统一两个原则:

第一,每个人的精力是有限的,所以对于精力cover不住的部分,只能排好优先级往后放。

第二,任务不代表待办,任务可以拆解为N个待办,待办清单里只能是拆解好的任务,否则只能算作任务记录,不能算作待办清单。

一、优先级

想建立顺利流转的待办清单,第一步要做好优先级准入。

首先我们接到的往往是一些任务,要先做好任务的管理。

这个时候的任务粒度往往比较宽泛,可能是一个项目,比如:

1)APP首页重做

2)搜索的历史记录功能设计

3)筛选数据分析

接到任务后,不应该原封不动地把它们加到待办清单里,而是先评估一下ROI,做一个排期。做排期需要将任务补全两个信息:价值、工作量。有了这两个信息,ROI基本上就能算出来了。补全之后的信息如下:

1)APP首页重做

    价值:只是体验优化,6分

    工作量:需要完整规划和文档,8小时

2)搜索的历史记录功能设计

    价值:用户常用,8分

    工作量:参考竞品、写文档,4小时

3)筛选数据分析

    价值:核心功能的盘点,为下迭代做准备,5分

    工作量:2小时

之后,用价值/工作量,基本上能够算出一个任务项目的ROI,再根据所需要的时间,按照ROI的优先级,安排自己的项目优先级。一般我会安排3天左右的任务先做拆解,不会安排太满,主要原因是因为插入事项比较多,需要做一个精力预留。

根据以上的优先级安排,假设近3天我的工作量只能做完优先级最高的2项,那我就先把做不完的任务项目退出排期,并做一个定时提醒,3天后再重新评估优先级。

二、准确度

能做完的项目,我会直接进入下一步更详细的拆解。

拆解的过程,可以用写OKR的思想来做,即想清楚:在哪里、去哪里、怎么去。

拿搜索历史记录功能来说:

第一步,要想清楚在哪里,即用户没有搜索历史记录,会有多大影响?目前的数据情况怎么样?当前问题的拆解,是解决问题的第一步。大部分的解决方案错误,都是因为问题定义错了。

搜索历史记录可以一方面提升搜索的效率,另一方面可以在当不支持收藏夹功能时,作为一个间接的临时收藏夹功能,这两个产品价值,背后是两个截然不同的设计思路。

同时历史记录也可能暴露隐私,需要想清楚这个场景需不需要考虑隐私的问题,如果隐私在这个场景不是问题(比如B端场景),那么也暂时不需要考虑。

第二步,要把目标明确,即问题解决到什么程度。无限度地解决问题,属于发力过猛,不计成本,最后即使问题解决了,性价比也一定不高。所以要定义好,如果是提升搜索体验,那么就支持近10条的保存即可,如果要考虑隐私,就要加入搜索记录删除功能,这些去哪里阶段都是需要考虑清楚的。

第三步,要想好怎么去,即方案规划。如果不考虑隐私,只是提升搜索体验,最简单的是做历史记录本地缓存,再复杂点要考虑跨端同步。如果做历史记录本地缓存,需要定义缓存多少,这个就涉及到用户的使用数据分析。同时形成方案的时候,也需要考虑到UIUE的兼容,如何换行?超长的如何展示?

所以经过这三步,我们的待办变成:

1)优化搜索功能体验,支持历史记录,完成文档价值部分

2)分析搜索数据,定义缓存方式和条数,后续如何迭代

3)给出产品方案,考虑到换行、超长等情况

这样就完成了从任务(项目)到待办清单的过程。

三、节奏感

第三步,要有节奏地工作。

拿我个人来说,我的工作节奏以双周为单位:

第一周,在周二之前会形成需求清单,周四之前完成需求文档和评审,周五完成需求文档定稿,这些需求将进入下个双周的排期。

第二周,我会进行用户调研和现有功能的数据分析,同时谈一些合作、做一些新业务调研和竞品分析,为下一周的需求做准备。

第三周,除了像第一周一样的需求梳理外,我还会跟进第一周需求的开发进展,做验证和上线准备。

第四周,同第二周。

所以我的工作节奏就是:产品设计及上线周、需求调研及分析周。

这两周的心态是完全不同的,可以用狙击手模型来分析:

一个狙击手的日常:准备作战和战场迎敌

需求调研和分析周,就是准备作战的过程,需要的产品能力是:

1)用户研究:知己知彼

2)数据分析:洞察战机

3)架构规划:制定战略

这个阶段我不会陷入到很细的产品方案中,会着重全力做好方向的把控。

产品设计及上线周,就是战场迎敌的过程,需要的产品能力是:

1)产品设计:战术落地

2)MVP拆解及文档编写:百发百中

3)优先级评估与项目管理:随机应变

经过之前的方向确认,本周的工作主要是在预定的战略方向上尽情发挥,核心的指标就是确保落地完整,这中间需要不断对齐进度、做产品实现过程中的妥协和决策,确保有限的子弹都打到最核心的地方,这就是战场迎敌阶段。

梳理好自己的工作节奏,整个思维和发力点都会更清晰,不会出现做产品设计时还在思考之前的方向是不是有问题,也不会在评估产品方向时深陷到细节里耽误时间。

四、总结

总结一下,要打造适合自己的工作流,需要做好三件事:

1)整理一个任务清单,估算好工作量和价值

2)根据任务ROI逐步拆解成待办清单,设好时限落地

3)分析自己工作的节奏,根据目标调整到最有力的状态

任务清单我一般会用团队的需求池来管理,方便对齐进展,保持工作透明度。

待办清单我会用滴答清单来做整理,同时设置好日历提醒。

工作节奏方面我会在自己的系统日历上做好标注,按照周期给自己设好循环日程。

以上就是我的工作流精益过程,希望能有所帮助。

-END-


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探路者

2021-01-15 06:28

标题党?内容虎头蛇尾,没有层次。建议加入思维导图。
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