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商务策划是什么(解析某机电安装工程商务策划案例)
2022-07-30 09:43:40

机电安装专业分包工程商务策划

  1. 工程概况

本项目为EPC工程

1.根据合同和施工图预算编制审核内容,我司施工范围暂为训练馆及配套服务用房及地下室1-23轴价1-A2’轴为界的东区,主要施工内容为电气(包括变配电系统)、暖通、空调水、给排水、消防水及电气火灾报警等。

2. 现已完成现场施工图工程量的核对工作,目前初步工程预算总金额为8522万元。工程量预算中已根据总承包合同除材料设备外下浮,另需根据分包合同向发包人优惠下浮(具体详见分包合同第7页)。

二、策划

根据EPC工程特点:边设计、边采购、边施工,主要是过程控制,商务策划为以下几个方面。

1、设计变更(含图纸整换版的清标)及函件处理流程

外来函件办理流程

1、项目部外来函件包括但不限于甲方、总包、监理、设计单位等发出的函件。

2、接收及传递流程

2.1接收及传递

1)所有外部函件必须经总包转发,项目部指定资料员接收外部函件,及时进行登记、编号、存档、建台账。

2)资料员收到外来函件后,应立即办理文件处理单传递给项目经理批示。批示的内容包括此函件需传递的人员、时间、处理意见等。若涉及重大设计变更时,项目经理应立即组织商务经理、技术负责人、材料采购等相关人员商议处理。

3)资料员依据项目经理的批示内容,将函件复印件传递给相关人员,并形成签收记录。

4)若项目商务人员不在项目部,项目部指定相应人为函件暂定接收人,此时则可由暂定接收人采取拍照或扫描以QQ、微信、邮件的方式传递给商务人员,同时留存一份复印件给商务人员。项目商务人员接收后应单独建立函件(所有函件,包括会议记录、指令、罚款等)台账,并定期(如一个月)清点、核对函件台账。

2.2商务函件预算的处理流程

1)函件的有效性确认。

商务人员接收所有函件之日起7日内传递到公司市场部商务办公室,由商务办公室甄别函件的有效性(如甲方签章是否齐全、函件能否作为结算依据等),有效函件或需要做预算的函件组织变更预算编制。若函件为无效函件,及时将意见反馈至项目部,由项目部相关人员跟踪完善,同时由市场部商务办公室传递工程部。

2)若甲方或总包以口头的形式发出施工指令,项目部应在48小时内找甲方或总包补发书面指令,或者形成书面函件找甲方或总包签字确认。

3)函件价格的形成

公司商务办公室收到有效函件后组织变更预算编制,并在规定时间内将完成的变更预算编制返回给项目部,由项目部报送总包商务。商务办公室对形成的函件预算结果负责。

4)函件价格审定

项目商务人员按照总包的要求组织函件预算对外的审定工作。

项目部发函办理流程

1、函件的编制及审核

1)因为我方原因发起的变更,不能作为增加费用的依据,现场应杜绝此类事件发生;

2)因外部原因(如施工图纸,设计变更之间发生矛盾冲突,或者新收到的外部函件与我方已经施工的项目冲突),应及时向总包发函。

3)因外部原因(如与总包或其他分包发生作业面冲突,或者造成我方施工成果被损坏),应及时与相关方交涉,并经项目经理同意向总包发函。

4)函件由各专业施工员提出草案、技术负责人进行初审并给出意见和建议,由商务人员形成最终函件,经项目经理确认后向总包发函。

2、函件的传递及催办

函件统一由资料员对外传递,商务经理应协助、配合项目人员跟踪、督促函件的办理,掌握函件回复的结果。

3、回复函件的接收及处理方式按照外部函件办理流程执行。

公司内部程序的办理

按公司材料管理规定4.1.2.2变更流程执行。

2、进度申报流程

2.1.1各专业施工员于每月19日之前将本月完成的实际工程量计算汇总,交给项目技术负责人审核。

2.1.2 技术负责人将审核完成后的各专业实际工程量,传项目商务人员审核并汇总上机,并形成每月的实际工程进度预算(也就是每月对内进度),以及每月对应的劳务费。

2.13 项目商务人员将形成好的实际进度预算呈报给项目经理,项目经理根据现场实际情况等因素,提出调整(增加)的内容,形成对外形象进度预算。

2.14 项目商务人员将完成好的的对外预算与每月10日之前根据分包合同要求上报给总包单位,同时将申报的进度金额传市场部商务办公室。

2.15 项目商务人员配合完成审定的进度预算,形成工作台账报告给项目经理,并将审定进度金额上报市场部商务办公室一份。

2.16项目商务人员要跟进进度款支付,总包应在收到业主相应进度款后1个月内支付。

2.17市场部商务办公室不定期的对项目商务人员的进度资料进行检查及考核。

3、工程结算实施流程

3.1.项目商务人员从工程开始收集关于商务相关信息:

①工程开工时间及合同工期。

②工程相关图纸及变更版本。

③清标的时间、结果及相关的具体要求

④图纸会审、设计变更及与商务有关的会议记录等资料。

3.2项目商务人员将每次收到的商务相关资料传递到市场商务办公室。商务办公室在工程过程中定期与项目部核对相关资料的收集整理情况。

3.3当工程进试压调试阶段时,市场部商务办公室开始着手结算工作组织,并收集关于完工结算的相关信息:

①总包或业主方面工程结算的开始时间、工作流程及其时间安排等信息;

②与总包确定结算图纸版本,结算形式(施工图加设计变更或竣工图纸等)及报送方式(先仅提供软件版、或电子版资料、或全套纸版资料);

③核对过程中收集的资料,对已被正式版替换的过程版标注作废并隔离,对仍是过程版的函件应督促技术负责人及相关施工员落实;

④贵州省及贵阳市相关政策性文件;

3.4策划会的组织

由市场部组织进行。策划内容包括:

①结算的时间安排;

②结算工作的主责和分工;

③结算的准备、编制、审核;

④结算谈判原则;

⑤其他。

3.5市场部商务办公室将收集和整理的结算相关资料,传递到市场部投标办公室进行结算相关的基础版预算编辑。

3.6市场部商务办公室将形成的基础结算进行审核,并检查工程结算书是否存在错项和遗漏,并及时修改。

3.7由市场部商务办公室提前通知和组织项目部、市场部等相关部门、人员根据工程结算相关信息,对送出结算进行讨论和调整。

3.8市场部商务办公室根据工程策划的方案,及合同的要求组织项目商务人员完成结算送审资料的编辑并完成送审工作。

3.8市场部商务办公室及项目部应跟踪配合审计工作的开展,做好工程结算审核的配合工作,直至工程结算审核完毕并按合同收到工程款。

4、注意事项

4.1关于函件变更的注意事项

4.1.1由于本工程为EPC工程的特点,故在总包合同中业主将变更的范围和内容已有明确了的要求,具体详见总包合同范围中第13条“变更和合同价格调整”(总包合同第49~51页)。

此部分需注意在我方提出变更函件建议时不要将因承包人的设计失误、缺陷等的变更提出,合同明确此部分的内容不属于变更内容。而是将此部分内容与设计院沟通在过程深化施工图中处理。

4.1.2由于合同规定在投资限价范围内采取据实结算的原则,在过程中变更的内容中对于技术和材料采购方面的造成较大经济的变更需慎重,对于此类变更市场部商务办公室及项目部需结合采购部对此类变更进行分析后,并提出有效的意见后方可执行。

4.1.3项目商务人员收到设计变更单后应及时反馈是否存在工程拆除或原材料设备已经采购而后续工程不能使用,如有需要应及时办理相关签证,必要时组织业主、监理、总包现场见证并形成正式记录(具体工作流程见总包合同中函件办理);

4.1.4合同范围内变更、签证价款的确定按总包合同约定执行。分包合同范围内的变更、签证费用经发包人审核确认后,按合同约定计价方式下浮后计入分包人结算价款中;

4.1.5如有分包合同外签证办理的范围及费用确认,(详见分包合同第12条分包合同变更),注意10万元以内的变更签证也要与总包签订补充协议。

4.1.6因变更程序合同中有办理时间要求。如遇到图纸换版等重大变更时,项目部需及时与发包人和承包人进行沟通,避免因预算编制时间较长,而造成没在规定时间内完成变更手续“视为该项变更不涉及合同价格调整和竣工日期延长,发包人不再承担此项变更的任何费用及竣工日期延长的责任。”

4.1.7应合同文件要求及时办理新增材料(设备)的定价(或限价),市场部商务办公室及项目部需参与采购供应部对材料和设备的品牌、参数、价格等变更的策划,并制定变更路径及措施方法。

4.1.8所有涉及到变更的资料(包括图纸会审,变更、签证等)需提交市场部商务办公室解决,市场部商务办公室对函件完成的结果负责。

4.1.9市场部商务办公室对项目商务人员形成函件变更资料的归口管理进行考核。

4.2关于进度申报的注意事项

4.2.1项目商务人员在项目经理做好业主商务工作的情况下尽量往前进行工程进度申报,从而便于工程款的收取,减轻项目资金压力。

4.2.2每月在进度预算编辑时须核查是否已根据发改批复的初步设计概算或其他投资控制文件补充协议调整本签约合同价及施工、设计、施工图预算编制相关签约价。

4.2.3当函件变更工作程序完成后,应将函件变更审定预算计入到当月的进度申报中。

4.2.4根据合同要求,在进度款编制过程中须根据总包合同的要求计取相应的中标下浮率。

4.3关于结算工作注意事项

4.3.1报送甲方的工程结算书根据合同、定额、设计变更、现场签证等能够计算的工程量和工程造价全部计入并适当加大工程量,给业主审核留有余地。其次,市场部商务办公室要吃透贵州定额和当地的政策文件,不放过每一个可以计算的地方。 4.3.2 项目经理和公司同业主做好核对的相关商务沟通,尽量减少审减额。

4.3.3现场商务人员在施工过程中要收集施工时因现场因素造成的与图纸不相符的位置资料。将增加部分的情况协助施工员及时反馈到施工图纸上,商务人员对变化部分进行记录并留好依据。

5.资金和材料

项目部商务人员按财务部和采购供应部的资金和材料策划的内容配合执行

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