APP推广合作
联系“鸟哥笔记小乔”
为什么「会议纪要」很重要?
2022-10-27 16:26:00

粗略统计了一下:今年参与的咨询项目中,大大小小的会议超过100个,并且每一场会议都需要做会议纪要

对每位咨询顾问来说,做会议纪要是重要的行业基本功之一。这看似简单的工作,想要做好也绝非易事。因为会议纪要需要花费大量的时间速记和整理,还得对着录音一遍一遍地核对。

但实际上,会议纪要是充分理解项目内容、了解行业规则的有效工具。长期做会议纪要,一定程度上可以让你在下一次同类型的项目上更加轻松。

那什么是会议纪要?做好会议纪要的目的是什么?又该怎么做?

01、什么是会议纪要?

会议纪要,是指用于记载、传达会议情况和议定事项的法定公文。

要注意写会议纪要不是写会议记录。会议记录是一场会议的客观纪实材料,只要打字快,没有太大的难度,刚入职场的新人也完全能够胜任。

会议纪要是会议记录的升华,要在记录的基础上进行归纳和概括,把会议的内容和结果以正式公文的形式进行传达和执行,切记不要写成流水账。

02、做会议纪要的好处是什么?

1、提升工作效率

因为做项目往往是长线作战,多线并行,很难做到每一次会议所有人都参加,每一次会议内容都能记住。

所以会议纪要的作用就突显出来,自己和同事可以通过查看会议纪要回顾会议的重点内容,项目团队成员可以及时保持进度的统一,做到无缝衔接。

2、提升思维和全局观

一场项目会议,会涉及到业务、集团的方方面面,这不光考验听力,还考验你对集团业务的熟悉程度。通过长久的练习,能够建立良好的全局观,快速了解集团的各个业务板块。

尤其对职场新人来说,经常做会议纪要,也是变相的学习,长此以往在知识文化、思考逻辑层面都能够快速提升。

3、避免工作纠纷

因为做项目,经常涉及甲乙双方的沟通。在会议中涉及到的问题,确认的事项,工作中的责任划分,都完整地保留在会议纪要中。可以作为一份真实有效的凭证,避免在工作推进中发生纠纷。

03、如何记录好一份会议纪要?

如何判断一份会议纪要是合格的?

很简单。就是一个没参与会议的人能通过这份会议纪要,能够了解会议里到底发生了什么,快速抓取会议的重点信息。

不过,想要在会议过程中立马记录一份完整的内容非常有难度,所以我将从会议前、会议中、会议后三个方面来详细讲解如何做好一份会议纪要。 

1、会议前准备

会议开始前,提前准备会议基本信息及记录模板,可以参照以下模板:

基本信息

  • 会议主题:

  • 会议时间(年、月、日、时):

  • 会议地点:

  • 会议重点:

  • 参会人员:

主要议程

  • 议程一:

发言人A:

发言人B:

  • 议程二:

发言人A:

发言人B:

会议结论

  • 结论一

  • 结论二

会议后待确认事项

  • 事项一

  • 事项二

除了纪要模板,为了提高工作效率,还需要借助工具方便记录,进行二次整理。我建议会议过程全程录音,再转成文字,方便查漏补缺。

2、会议中记录

因为开会是讲和听的过程,如何做到在有限的时间内去抓取关键、要紧的信息,是很值得我们去掌握的。

一般来说,会议的类型分为两大类:一种是项目推进会,比如工作部署、落实项目下一阶段模块,另一种是座谈交流会,比如思维交流、工作坊等。

1)针对项目推进会议

发言人汇报的内容一般是按照一定逻辑的,我总结了下,大体是这些方面:会议目的、基本情况、工作举措、存在问题或困难、原因分析、下一步工作安排等。

当然,一次会议不一定包含上述全部内容,但八九不离十,特别是基本情况、工作举措、存在问题和下步打算,这类是最常用的。

具体到每一块,要怎么记,我觉得要重点记这些内容:

第一是记关键句、记首句,一般每部分的首句是要紧的,反映了整段的核心观点或做法,汇报人讲的时候一般会通过“一、二、三…”这样的来体现,所以我们听的时候要特别留意下。

第二是关键人物,会议中发言的关键人物(根据职位判断),他们的发言和内容要特别留意,尽量不要忽略关键信息。

第三是记结论性结果性的内容,这些是扎扎实实的东西,有干货的,比如截至XX时候的数据、完成了多少量以及一些结论性的词,这些都能够反映关键信息。

2)针对座谈交流会

针对座谈交流会,这种会议相对更宽松,要按照发言人的顺序来记。

这种场合的发言未必结构那么严谨,可能是夹叙夹议,甚至想到哪说到哪,这就对会议纪要形成了更大挑战。这个时候,我们可能自己心里得有一本账,就是自己要给发言人的内容搭个架子。

可以先观点(或现象),后论证,或者说,先结论性的东西再陈述性的东西,从一个点慢慢延展开来。如果有的时候,可能观点不会直接给,那就先空着,等对方说完之后再从他们说的内容里面提炼。

3、会议后整理

整理会议纪要有几个要点需要注意:

1)注意格式

每个企业的要求不同,要最后呈现提成的方式是什么。关键要美观大方,注意错别字,字体、标号、段落间隔要保持一致。

可以将重点、关键点加黑或者标黄处理,这样看会议纪要的人可以直接抓重点,节省阅读的时间。

2)减少口语化的表达

开会过程中,口语化表达是在所难免。在做纪要的过程中,要注意用词的转换,把口语变成书面语,同时剔除掉一些没有用的语气词。

3)留意关键数据

会议中涉及到一些数据,尤其要注意,注意不要写错,一些关键的数字可以进行标注。

4)确认会后需要追踪的事项

会议确认的需要追踪的事项,要注意写清楚时间、负责人。整理完会议纪要后,及时发送给相关人员进行确认,确认会议纪要内容的一致性。

尤其涉及到与合作方的确认的内容,避免后期出现争议的地方。

写在最后

做任何事都是熟能生巧,做会议纪要也不例外。作为会议记录者,要用心聆听,用一句话形容就是:会议中谁都可以走神,唯独记录者不可以。

所以要反复训练,培养自己记录的感觉,参加会议次数多了,时间久了,必然可以掌握出一套快速记录的方法。

晏涛三寿
分享到朋友圈
收藏
收藏
评分

综合评分:

我的评分
Xinstall 15天会员特权
Xinstall是专业的数据分析服务商,帮企业追踪渠道安装来源、裂变拉新统计、广告流量指导等,广泛应用于广告效果统计、APP地推与CPS/CPA归属统计等方面。
20羽毛
立即兑换
一书一课30天会员体验卡
领30天VIP会员,110+门职场大课,250+本精读好书免费学!助你提升职场力!
20羽毛
立即兑换
顺丰同城急送全国通用20元优惠券
顺丰同城急送是顺丰推出的平均1小时送全城的即时快送服务,专业安全,准时送达!
30羽毛
立即兑换
晏涛三寿
晏涛三寿
发表文章359
三寿营销创始人,10年数字化营销经验,私域流量和超级用户方法论首创者。
确认要消耗 羽毛购买
为什么「会议纪要」很重要?吗?
考虑一下
很遗憾,羽毛不足
我知道了

我们致力于提供一个高质量内容的交流平台。为落实国家互联网信息办公室“依法管网、依法办网、依法上网”的要求,为完善跟帖评论自律管理,为了保护用户创造的内容、维护开放、真实、专业的平台氛围,我们团队将依据本公约中的条款对注册用户和发布在本平台的内容进行管理。平台鼓励用户创作、发布优质内容,同时也将采取必要措施管理违法、侵权或有其他不良影响的网络信息。


一、根据《网络信息内容生态治理规定》《中华人民共和国未成年人保护法》等法律法规,对以下违法、不良信息或存在危害的行为进行处理。
1. 违反法律法规的信息,主要表现为:
    1)反对宪法所确定的基本原则;
    2)危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一,损害国家荣誉和利益;
    3)侮辱、滥用英烈形象,歪曲、丑化、亵渎、否定英雄烈士事迹和精神,以侮辱、诽谤或者其他方式侵害英雄烈士的姓名、肖像、名誉、荣誉;
    4)宣扬恐怖主义、极端主义或者煽动实施恐怖活动、极端主义活动;
    5)煽动民族仇恨、民族歧视,破坏民族团结;
    6)破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信;
    7)散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定;
    8)宣扬淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪;
    9)煽动非法集会、结社、游行、示威、聚众扰乱社会秩序;
    10)侮辱或者诽谤他人,侵害他人名誉、隐私和其他合法权益;
    11)通过网络以文字、图片、音视频等形式,对未成年人实施侮辱、诽谤、威胁或者恶意损害未成年人形象进行网络欺凌的;
    12)危害未成年人身心健康的;
    13)含有法律、行政法规禁止的其他内容;


2. 不友善:不尊重用户及其所贡献内容的信息或行为。主要表现为:
    1)轻蔑:贬低、轻视他人及其劳动成果;
    2)诽谤:捏造、散布虚假事实,损害他人名誉;
    3)嘲讽:以比喻、夸张、侮辱性的手法对他人或其行为进行揭露或描述,以此来激怒他人;
    4)挑衅:以不友好的方式激怒他人,意图使对方对自己的言论作出回应,蓄意制造事端;
    5)羞辱:贬低他人的能力、行为、生理或身份特征,让对方难堪;
    6)谩骂:以不文明的语言对他人进行负面评价;
    7)歧视:煽动人群歧视、地域歧视等,针对他人的民族、种族、宗教、性取向、性别、年龄、地域、生理特征等身份或者归类的攻击;
    8)威胁:许诺以不良的后果来迫使他人服从自己的意志;


3. 发布垃圾广告信息:以推广曝光为目的,发布影响用户体验、扰乱本网站秩序的内容,或进行相关行为。主要表现为:
    1)多次发布包含售卖产品、提供服务、宣传推广内容的垃圾广告。包括但不限于以下几种形式:
    2)单个帐号多次发布包含垃圾广告的内容;
    3)多个广告帐号互相配合发布、传播包含垃圾广告的内容;
    4)多次发布包含欺骗性外链的内容,如未注明的淘宝客链接、跳转网站等,诱骗用户点击链接
    5)发布大量包含推广链接、产品、品牌等内容获取搜索引擎中的不正当曝光;
    6)购买或出售帐号之间虚假地互动,发布干扰网站秩序的推广内容及相关交易。
    7)发布包含欺骗性的恶意营销内容,如通过伪造经历、冒充他人等方式进行恶意营销;
    8)使用特殊符号、图片等方式规避垃圾广告内容审核的广告内容。


4. 色情低俗信息,主要表现为:
    1)包含自己或他人性经验的细节描述或露骨的感受描述;
    2)涉及色情段子、两性笑话的低俗内容;
    3)配图、头图中包含庸俗或挑逗性图片的内容;
    4)带有性暗示、性挑逗等易使人产生性联想;
    5)展现血腥、惊悚、残忍等致人身心不适;
    6)炒作绯闻、丑闻、劣迹等;
    7)宣扬低俗、庸俗、媚俗内容。


5. 不实信息,主要表现为:
    1)可能存在事实性错误或者造谣等内容;
    2)存在事实夸大、伪造虚假经历等误导他人的内容;
    3)伪造身份、冒充他人,通过头像、用户名等个人信息暗示自己具有特定身份,或与特定机构或个人存在关联。


6. 传播封建迷信,主要表现为:
    1)找人算命、测字、占卜、解梦、化解厄运、使用迷信方式治病;
    2)求推荐算命看相大师;
    3)针对具体风水等问题进行求助或咨询;
    4)问自己或他人的八字、六爻、星盘、手相、面相、五行缺失,包括通过占卜方法问婚姻、前程、运势,东西宠物丢了能不能找回、取名改名等;


7. 文章标题党,主要表现为:
    1)以各种夸张、猎奇、不合常理的表现手法等行为来诱导用户;
    2)内容与标题之间存在严重不实或者原意扭曲;
    3)使用夸张标题,内容与标题严重不符的。


8.「饭圈」乱象行为,主要表现为:
    1)诱导未成年人应援集资、高额消费、投票打榜
    2)粉丝互撕谩骂、拉踩引战、造谣攻击、人肉搜索、侵犯隐私
    3)鼓动「饭圈」粉丝攀比炫富、奢靡享乐等行为
    4)以号召粉丝、雇用网络水军、「养号」形式刷量控评等行为
    5)通过「蹭热点」、制造话题等形式干扰舆论,影响传播秩序


9. 其他危害行为或内容,主要表现为:
    1)可能引发未成年人模仿不安全行为和违反社会公德行为、诱导未成年人不良嗜好影响未成年人身心健康的;
    2)不当评述自然灾害、重大事故等灾难的;
    3)美化、粉饰侵略战争行为的;
    4)法律、行政法规禁止,或可能对网络生态造成不良影响的其他内容。


二、违规处罚
本网站通过主动发现和接受用户举报两种方式收集违规行为信息。所有有意的降低内容质量、伤害平台氛围及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行为都是不能容忍的。
当一个用户发布违规内容时,本网站将依据相关用户违规情节严重程度,对帐号进行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停账号的处罚。当涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通过作弊手段注册、使用帐号,或者滥用多个帐号发布违规内容时,本网站将加重处罚。


三、申诉
随着平台管理经验的不断丰富,本网站出于维护本网站氛围和秩序的目的,将不断完善本公约。
如果本网站用户对本网站基于本公约规定做出的处理有异议,可以通过「建议反馈」功能向本网站进行反馈。
(规则的最终解释权归属本网站所有)

我知道了
恭喜你~答对了
+5羽毛
下一次认真读哦
成功推荐给其他人
+ 10羽毛
评论成功且进入审核!审核通过后,您将获得10羽毛的奖励。分享本文章给好友阅读最高再得15羽毛~
(羽毛可至 "羽毛精选" 兑换礼品)
好友微信扫一扫
复制链接