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四个方法,拯救你枯燥的数据日报
2021-08-30

日报、周报、月报,是数据分析师最常做的东西,也是最讨厌的东西。每次都是对着模板更新,无聊至极。领导们平时不咋看,看的时候又喜欢抱怨:“这都没啥发现啊!”

 

在这仨哥们里,最最令人头大的就是:数据日报。它出现的频率最高,消耗工作最多,用处最小。基本上每日数据变化很小,如果真的有大变化,十有八九是数据出错,或者业务做了大促销。根本分析不出来啥东西。

 

那如何让日报显得更高级、更有效呢?今天系统讲解一下

00  提升日报质量的基本思路

从本质上看,日报显得很无聊,在于:每日没啥大变化。


比如一个班里有20名同学,如果每天班长点名报告:


“今天有19人来上课,缺勤1人”


“今天有18人来上课,缺勤2人”


“今天有20人来上课,缺勤0人”

 

听久了,肯定没啥感觉了(如下图):


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同样的数据,换一种方式汇报,是不是马上就有感觉了(如下图):

 

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因为只看整体情况,只有1、2同学逃课似乎很正常,不足为奇。


但是


1、当一个学霸同学突然缺勤了,可能他有啥问题,要关注下


2、当一个学渣连续缺勤太多,触及管理底线,就得警告一下


3、发生了突然事件(下大雨了),大家都缺勤了,这个也能理解


4、如果没有啥事发生,大家都缺勤,就说明有不知情的大问题

 
孤立的一个数字不能说明问题,配合上学渣/学霸的分类,配合上下雨/比赛这种有影响力的事件,配合上管理底线要求,就能发现问题。特别是这种原本不该缺勤的人缺了,这种医疗之外的问题,就更能引起人们重视。
 
狗咬人不是新闻,人咬狗才是。想要让汇报信息引起足够的注意,就得暴露这种意料之外的问题,这样才不会让人听了毫无感觉。这里的关键,在于:暴露预期和实际之间的差异。反差越大,才会越引起兴趣。
 
因此,单纯地堆叠数据,并不能实现这个目标。因为所有的数据,都是对实际情况的呈现,只是细分程度不同,想要引发反差,关键在于把期望值弄清楚。
 
有四种常用方法,可以理清期望值,发现机会点。

01  方法一:历史表现打标签

就像上边的考勤的例子:


n 过去是个好学生,所以理应来上课;


n 过去是个坏学生,所以逃课很正常;


这种就是基于历史表现,产生了期望。

类似地,在业务开展中,对于日报经常关照的对象,比如门店、广告渠道、业务团队、用户群体,也可以基于历史表现,打上标签。如下图,可以根据过往标签,对业务团队的销售能力打标签分类。

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分好类以后,就容易产生期望:厉害的自然会期望值更高,差劲的能维持就行。当实际表现与期望不符的时候,问题就能被识别出来。

02  方法二:主观期望打标签

比如:


n 我希望A同学能成为好同学,所以他必须来上课;


n 我认为B同学爱捣蛋,所以他来不来上课无所谓;


这种就是基于主观望,产生了预期。
 

类似的,在业务开展中,也会有主观期望。常见的如:


商品:爆款、走量款、利润款、搭配款


用户:目标用户、非目标用户


门店:A、B、C级门店
 
有了这些期望,就能在同一等级间进行对比,从而发现异常问题。

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03  方法三:梳理事件看影响

当内外部事件发生的时候,人们会产生期望,比如:


n 主动行为:我减少了课后作业,所以今天来上课的应该多一点吧


n 季节因素:马上临近期末考试,所以今天来上课的应该多一点吧


n 外部环境:今天预报有大暴雨,所以今天来上课的应该没几个人
 

类似的,业务开展中也会有各种事件


主动行为(正向):促销、新品、广告上线


主动行为(负向):关停业务、商品下架、系统bug


季节因素:逢年过节、寒暑假、周末


外部环境:天气、舆情、对手大动作
 
只要能收集到这些事件,就能知道大家的预期值,从而发现问题。

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04  方法四:从KPI里找差距

KPI是期望值的底线,比如:


n 再学渣,也不能一周都不来一天,这货要受学校处罚!


n 天气差,也不能一个同学都不来,我就要受学校处罚!
 
类似的,很多业务有明确的KPI限制,因此当触及KPI底线的时候,就会产生期望值。比如最常见的销售业绩。短期内有波动很正常,但是如果预计这么波动下去,到了月底会不达标,那就是大问题了!因此可以通过对走势的预判,来找到期望值。
 
预判的方法,可以简单,可以复杂。简单的,可以直接把当前的累计达成率作为全月累计达成率,计算缺口。复杂的,可以用时间序列预测法,推断走势。总之,能暴露问题,引起重视即可。
 
有了期望值以后,再结合实际情况,就很容暴露差异,从而引发领导关注了。

05  展示结果的小技巧

以上四种方法,可以统一做准备,但展示的时候没必要面面俱到,毕竟这只是日报,每天都叨叨叨太多信息,反而会让人更懒得看,把重要问题淹没掉。

一般展示的优先级是:


第一顺位:重大事件。短期内指标的波动,一般都是重大事件导致的,因此有事件影响优先展示。


第二顺位:KPI差距。整体KPI如有差距,优先展示;其次关注KPI差距持续扩大,越来越烂的情况


第三顺位:主观期望未实现的问题。特别是领导们寄予厚望的项目/商品/


第四顺位:过往表现不及预期的。这种一般和事件、KPI结合使用,在解读“为啥它表现不好”的时候,可以给一个参照物。
 
为了让这套体系运作的更好,可以在月初的时候,提前收集信息,列出本月重大事件,归纳出几个关键的日报数据关注点。同时在突发事件发生的时候,先提示大家:“今日有事发生,预计影响指标走势”然后进行跟踪。这样能让大家充分关注日报信息,提升看日报的感受。

06  后记

以上处理日报的思路,本质上是把:为什么每日指标会波动,这个很纠结的问题,提前准备了答案。通过打标签、梳理事件、定KPI,充分暴露波动背后的问题,引发深入思考。
 
注意,这种方法也不是对所有领导都奏效的!这种做法,实际上是在往数据解读上下功夫,适合于关注数据价值的实干型领导。

但有些领导,就是不喜欢深入思考,而是喜欢列一大堆数据,恨不得日报整出5000行分类,100个指标。事无巨细的堆在那里,他才觉得有掌控感。真遇到这种,就可劲堆数据给他好了,领导提100个指标的需求,你再加20个,这样也能显得很高级哦。

-END-

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