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职场干货:如何正确汇报工作?
2022-03-25 16:37:30

为什么你和同事工作的表现同样出色,但是领导最青睐的人却不是你?为什么你勤勤恳恳地努力工作,承担了组织内部的许多责任,但却享受不到组织分配的利益?为什么你的领导对你的态度总是不温不火,即使你觉得自己已经足够忠诚,领导仍然不能信任你?在工作中,不是所有的努力都会被看到。如果不会汇报工作,那么只能默默无闻被埋没。

在工作中,光把工作本身做好还不够,还要学会向领导恰到好处地展示自己的工作成果,而工作汇报无疑是一条最佳的途径。我们只有掌握了汇报工作的学问,才不会茫然失措,才不会敷衍了事,才不会在职场中总是处于被动的地位。简而言之,只有善于汇报工作,工作才能更精彩。

职场干货:如何正确汇报工作?


精于汇报工作

时机不对,努力白费。对的时间去做对的事情,我们才能做到事半功倍。汇报工作也是一样,我们在汇报工作时一定要选择对的时间点,这样才能达到事半功倍的效果,所以要精准把握汇报工作的时机。

1.做好计划要汇报

当工作计划做好时,应当立即向上级汇报。这样可以让领导了解计划的内容,提出合理化的建议或意见。而且领导可以审时度势,从大局出发指出计划的问题所在,做出有益而有效地修改,避免在工作开始后做无用功,费力不讨好。

2.取得进展要汇报

工作取得一定进展时,要保证让领导对我们的工作进展、遇到的难题或取得的成果有所了解,这样领导才会心中有数或者及时给予我们帮助和支持。而不是等到工作结束了,才对领导汇报。如果是事情顺利还好,万一事情进展不顺,这个时候领导就没有时间来做出应变,无法采取措施挽回损失。因此,在工作过程中,一定要适时地将工作进展汇报给领导。

3.出现意外要汇报

当工作中出现意外时,不能互相推诿,应该直面问题、分析问题、解决问题、总结问题。我们要及时汇报给上级,寻求上级的支持和帮助。因为一般情况下上级的能力素质,人脉网络总是比我们要更胜一筹,寻求上级帮助胜算更大一些,这样才能集思广益,群策群力共同思考办法、采取措施来减少损失。

4.超出权限要汇报

作为下属凡是自己权限以外的事情必须要请示领导。一方面表示我们对上级权威的尊重,让上级心里清楚我们把他当做上级。另一方面让我们自己不必承担不必要的责任。很多人会猜测上级的意图,觉得应该没问题,或者根据以往的经验觉得没问题。实际上,这都是靠不住的,超越权利范围随时随地会让自己陷入尴尬和泥沼之中。涉及到做决定的大事一定要记住说:我请示一下领导,再给您答复。

5.犯了错误要汇报

报喜不报忧,这是多数人的通病,特别是错误是由自己造成的情况下。实际上碰到这种情况,就更加不能隐瞒,不好的消息越早汇报越有价值,因为有利于企业及早采取相应的应对策略以减少损失。如果延误了时机,就可能铸成无法挽回的大错。知错就改坦诚沟通,有时反而会因祸得福。

6.工作完成要汇报

工作完成后,要把整体情况向领导汇报。有重点、有层次的汇报并且要全文阐述,不要漏,对工作进行复盘,总结哪里做得好,需要继续发扬;哪里存在问题,需要改进,怎么改进等。这样一方面标志着这项工作里程的截止,同时在复盘、总结的过程中也是对个人能力的一次提升。将问题进行复盘也可以为其他同事提供参考,让其他同事在遇见同样的问题时有心理准备和预期。

敢于汇报工作

什么是汇报?汇是汇总,报是下级对上级、个人对团体,而不是同事之间的沟通。工作中向领导汇报有助于获取资源、寻求指导、验证成果,从而便于更好地推进工作。在日常工作中向领导汇报的方式多种多样。

1.当面汇报敢直言

在实际工作中领导安排的工作任务的进展程度需要向领导进行当面例行汇报,当面汇报不失为一个较好的与领导沟通的机会。在汇报过程中让领导悉知当前工作进展,有无问题,后续的工作计划是什么,保障领导与部员之间信息对称、不失真。同时通过汇报也能够直接了解领导的想法及工作的重点方向,不至“埋头苦干”后却与公司的发展方向“背道而驰”。

2.重要汇报发邮件

邮件是一个正式的交互工作的方式,优点是有迹可循,如果日后发生争端可以作为证据。通过邮件可以沟通必要信息,多方确认沟通结果,方便确认沟通细节,在发送汇报邮件时需要注意以下内容:

● 邮件标题与内容相关,一封邮件一个标题

不管是通知、请示还是工作汇报,一封邮件都应该只有一个标题、一件事,尽量不要把两个标题、两件事写在一封邮件中,且每封邮件标题不能为空白内容。

● 邮件内容要简洁,不要长篇大论

邮件内容应该尽量简洁,用一两句话表述清楚即可,过于冗长的内容容易让阅读者反感,不仅浪费时间,还容易引发错漏。

● 收到的每一封邮件都应及时回复。

收到的邮件阅读后应及时回复发件人,表示已知悉相关内容;如果是工作安排一类的内容,还应该在回复内容中简要阐述工作计划,并抄送工作相关人员。

● 跨部门邮件应抄送自己的上级和对方的上级。

抄送各自的上级,便于双方更加有效地沟通,而且当出现问题的时候能够及时发现和补救。

● 邮件是你的工作记录,都应该小心存档。

每一封邮件都是你的工作记录,对于记录文件当然应该小心存档,因为你不知道哪一天就可能会用到。自己做过的事情,没做过的事情,都需要用你的邮件来证明。

3.加强不定时汇报

不定时汇报工作不是有事没事就找领导说一说工作情况,领导也有他自己需要负责的工作,很多时候任务更加繁重。不定时强调的是在工作中或者是项目中,有疑问需要明确或者完成某项工作的一个里程碑节点时与领导进行工作汇报。前者汇报是希望能够获得资源或者是领导给予执行的建议,后者是保证信息对称避免因信息失真造成不必要的损失。

善于汇报工作

汇报工作打开职场成功之门的钥匙,汇报工作虽然只占了一个人全部工作的20%,但是这20%的汇报却决定了其他80%工作的效率和成果。学会汇报工作,能够全面提升你的“职场可见度”。学会正确汇报工作,能助你完成从“透明人”到“不可替代者”的过渡,成为上司信任和依赖的对象,所以掌握汇报技巧是每个职场人的必备技能。

1.主次分明说重点

汇报工作,最忌眉毛胡子一把抓,泛泛而谈,我们每天遇到的信息很多很多,但是并不是所有的信息都要向领导反映,因为领导处在管理阶层,事务繁多,时间上往往比较紧张。他关注的问题也是特定的,这就要求我们要善于对信息进行整理,汇报时要做到思路清晰,有理有据,言辞简练,中心突出。

2.实事求是不臆断

实事求是,即汇报情况要真实,真实性是汇报的基本准则。如果在汇报时歪曲事实,那么这种汇报就是一文不值的空谈。一旦被揭穿不仅会使汇报人威信扫地,还会使公司蒙受损失。因此在汇报时要用事实来说话。这就要求汇报要唯实、唯事、唯真,尊重客观事实,就事论事,不能臆断,更不能凭空想象和联想,也不能过多地掺杂个人的感情色彩。

3.换位思考升格局

想要让领导对自己的汇报满意,就要学会站在领导的角度思考问题。只有站在领导的角度思考问题,这样的汇报才能想上级领导之所想,急上级领导之所急,这样领导才有可能认同你的汇报。只有懂得换位思考,从领导的角度思考问题,才能更严格地要求自己,也才能更全面、更有深度地看待工作中遇到的问题。只有这样工作能力才会得到提升,汇报工作时,观点才会更容易获得领导的认同。

4.让领导做选择题

工作中很多人遇到问题、接到任务时,不是首先问自己如何解决,而是先向上级汇报,请示解决办法,带着耳朵听领导告知具体操作步骤。这种遇到问题自己不研究、不商量、不拿计划和方案,直接报给领导的方法是不可取的,这是一种得过且过的工作态度,对自己的成长并无好处,最好的处理办法应该是事先想出多种解决问题的答案,在汇报问题时一并提出,让领导进行选择。

重视汇报工作

许多人并不重视汇报工作,没有抓住这种机会,他们认为把工作做完,交给老板就万事大吉了。的确,在这种情况下,老板不会找你的麻烦,但也记不住你的特色。对企业领导来说,领导之外所有人都是员工,不管你是高级管理者还是普通职员。作为下属,要养成主动汇报工作进度的习惯,让领导了解你为企业所付出的一切。重视汇报工作具有十分重要的意义。

1.自我提升的基础

工作汇报是对自己工作的梳理。只有写了工作汇报,才能够了解到自己本日工作的实际情况,才能通过文本方式来理性看待自己的工作方式与技巧,才能从中找到自己的薄弱点,好好弥补加强。因此可以说只有做了工作汇报才能真正地有目的且持续地提升自己。

2.工作交流的平台

工作汇报是向上级进行工作总结的一种最有效的方式。通过文本的交流,可以让上级明确自己正在处理的事务进展情况,了解自己遇到的困难,从而利于上级对自己的工作进行指导与协调。而下属也可以通过汇报工作得到上级的建议和指导,优化自己的职业技能。同时,领导通过下属的汇报,也能了解其工作能力和对工作的态度。这对下属来说很重要,这关系到今后的职业发展是否顺畅。

3.减少争端的方法

职场工作,总存在许多矛盾与问题,其中很多问题并不是立刻显现而是在日后才出现的。每日的工作汇报,有利于保留工作记录,如果日后出现问题有利于进行查询与追究,明确各参与者各自的责任,从而提高工作效率,节省宝贵时间,所以汇报工作是减少争端的重要方法。

4.养成检视的习惯

汇报之前,我们要做足准备工作,先要努力做出成绩,然后检视进度、成本、困难等,要事先在脑中将请示汇报的重点过一遍,理清请示的主线,然后才能开始汇报。准备汇报的过程很辛苦,但就是在这样一个过程中,我们的任务或者项目就高质量地完成了。

5.职场生涯的记录

工作汇报最能反映一个人的职场成长经历。每日的点滴记录汇集起来就是你的职场成长轨迹。通过阅读自己的或别人的每日工作汇报,能充分了解这个人的性格与能力。只有做好每日工作汇报,当你离开职场享受人生的时候,才会有一份沉甸甸的人生记录。

“是金子总会发光的”这句话不假,但没有人能保证每块金子都能被打磨出来,发挥它的价值。要想在职场中脱颖而出,仅仅凭着熟练的技能和勤恳的工作是不够的。虽然能力、勤奋很重要,但会说话、懂汇报却能让工作变得更轻松,并且可能帮助自己获得加薪、升职的机会。

对每个人来说,职场都是人生中的一个重要舞台。在这个舞台上,我们绝对不能只具备创作哑剧的天赋。因为在这个舞台上的大多数时间,都需要我们唱、念、做、打样样精通,所以我们要掌握正确汇报工作的方法,在职场中做一个有“声音”的人。

赵同学
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