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天天被头脑风暴,费时低效没想法,如何改变无效的脑暴会议?
2021-08-09

初入职场的小伙伴,可能也曾遇到过这样的场景:


① 在专心地统计着数据,老大突然把你叫过去要讨论一个项目推广方案

② 明明你不负责活动业务线,经常无缘无故被叫过去讨论活动创意

③ 有时候连对外地公关方案,领导也需要拉你一起讨论‍

被突然拉去脑暴的你,也许心里有过无数的os:“这事儿跟我有半毛钱关系吗?麻烦下次脑暴前能否提前告知一下要脑暴的主题好做准备?没有任何准备的脑暴真的一点价值都没有,浪费时间。” 

这是很多职场人经历过的“崩溃”场景,浪费时间,会议效率低,产出低,最后还给老板留下不思考没创意的坏印象,得不偿失。职场人如何扭转局面,促成一段高效的头脑风暴? 

1、头脑风暴的作用

头脑风暴为什么被企业广泛应用?起到什么效果?

我们常说:“三个臭皮匠,顶过一个诸葛亮。”头脑风暴高频使用,正是因为它能取长补短,彰显团队的力量和价值。通过脑暴会议将有价值的有创意的信息聚焦再发散,最终输出可行性方案。 

2、头脑风暴的定义

那么,究竟什么是头脑风暴? 

头脑风暴法(英文Brain Storming,BS法),又称为智力激励法,自由思考法,是由美国创造学家A.F.奥斯本于1939年首次提出。  

头脑风暴法以收集创意为目的,通常将具有相关科研能力和知识素养的人集中组成一个小组,进行集体讨论,相互启发和激励。当然企业经常召开的头脑风暴会通常没这么专业严格,一般都是领导随便拉上几个人,就能开展一场头脑风暴会,而风暴会是否能高效执行,跟与会人员和环境有很大关系。

3、头脑风暴的原则

想要促成一场高效的头脑风暴会,要遵守哪些原则?

3.1自由发散原则

在头脑风暴过程中,要营造轻松的氛围,尽量消除上下级层级关系。 

每个人有自己独立自主的思想和想法,作为管理层不能也不应该因为自己的权力而否定别人的想法。先让与会人员痛痛快快的将真实想法表达好,再针对“想法”做筛选。 

3.2主题聚焦原则

在开始正式头脑风暴前,一定要确定好脑暴主题。参会者可以发散思维,但必须要围绕所讨论的主题开展,聚焦观点找出解决方案。 

3.3以量求质原则

脑暴就是个天马行空的阶段,每个人可以畅所欲言的将自己想到的想法说出来,数量可多可少。当然数量越多能给你迸发的灵感也越多,主持人要鼓励大家多思考,多设想,多创新。 

3.4延时评判原则

在脑暴会上,切忌别人刚开始发表一个言论你就打断他人的发言。不管观点对错,先让别人完整的发表完观点,再做延时评判。(除非对方发言的东西跟本议程无任何关连,这时候可以直接打断对方,节省与会人的时间。)

3.5二次创新原则

脑暴后,决策者应该要认真阅读脑暴会的成果文档,必要时进行更高层次的头脑风暴讨论。 

4、如何做有效的头脑风暴?

也许你会说:“头脑风暴的原则和道理都懂,但通常一场头脑风暴会的主导权和决策权在管理层。如果领导无法很好的遵守以上原则,运营狗该怎么办?” 

作为下属,怎么由下至上的去推进一场高效率的头脑风暴会?有没有解决方案?这正是本篇要给大家分享的主要目的。 

一场有效的头脑风暴,应该要有组织有规划。运营狗之所以害怕头脑风暴会,是因为实际工作中不少会议都是临时起意,讨论发散漫无目的。运营狗想要高效的推进一场脑暴会议,我认为可以针对两种会议场景进行突破——有准备的脑暴会议、突发的脑暴会议。 

4.1 有准备的会议

提前通知的头脑风暴会议,领导肯定非常重视并希望能有成果输出。这类会议可通过3个流程去提高头脑风暴会议质量。 

会议流程分为“会前准备、开放讨论、成果整理”3个阶段,每个阶段对头脑风暴效果都有重要意义。 

阶段一:会前准备

①确定好头脑风暴的主题和讨论目标。这是最核心的。 

②确定与会人员的数量

与会人员是只需要核心成员参加即可?还是全员参加?需提前确定好,让与会者规划好时间。会议中是否需要主持人控场,也需要提前跟相关人员沟通。 

③会议的形式。脑暴会是茶话会的方式还是圆桌讨论形式?这决定头脑风暴会议的整体氛围。

④会议设备

头脑风暴会是否要用到相关设备。比如故事板、投影仪、纸和笔、便利贴、相关道具等。提前确定好会议中需要用到的设备,节省会议时间。  

阶段二:开放讨论

开放讨论主要发生在头脑风暴会议过程中。开放轻松的讨论氛围,往往能收获更多好的想法。在讨论过程中,也可以制定会议流程,比如:

①会前由主持人来公布整场会议的议题,并介绍相关的参考情况,让与会者心里有数,在头脑风暴中产生更多想法。

②制定与会人员的讨论流程,如

A.与会人员轮流发言,不管观点是否与前面人员相似或有所重复

B.与会人员在前面发言人的基础上做补充,叠加想法和设想

C.点名发言(这种讨论方法不太建议,会打击有提前准备材料的参会人员的积极性)

D.以小组为单位集体讨论,最后派代表集中阐述 

整场脑暴会议时间最好控制在1个小时左右,会议过长不见得是件好事儿。

阶段三:成果整理阶段

头脑风暴一定要重视脑暴成果的整理,成果整理也可分三种:

①会中整理

会中整理即记录员针对头脑风暴内容进行记录、整理和标注,为会后整理提供便利。会中整理有点类似会议记录。

②会后整理

完成头脑风暴会议后,可利用更直观、高效的工具对会议内容进行整理和美化,最后输出相关的doc/pdf/png等文档资料。 

③成果报告

将整理过的各种符合需求的想法、创新性的举措、可行性的方案进行汇总报告。成果报告一般是各种有想法的优势组合,成果报告价值高。 

4.2临时的脑暴会议

临时的脑暴会议最难搞,作为下属你不能直面跟领导说——这样的会议很无效,浪费大家时间,还不能“教育”领导脑暴会议不是这样开的。

想让突发的脑暴变得高效,就非常考验运营狗的应变能力和情商,以下两个方法推荐大家试试。 

①快速融入会议,并担任角色

很多临时的会议之所以耗时长,没产出,正是因为与会人员抱着一副“生无可恋”的心态参加会议,全程抗拒进入与会者角色,甚至在现场选择沉默不言。

不说话显然不是最好的解决方案,你不说老板不知道你对会议不满;你不说老板甚至还觉得你是没创意。正确的打开方式应该是快速融入会议,并充当会议中的身份角色。 

比如如果会议没有主持人,你可以自告奋勇给领导当主持人,把控整场会议的进度和节奏;如果会议有主持人,你也可以充当会议记录员,时刻给领导同步你记录的情况,侧面也提醒领导会议进度。(小tips:根据我的观察,人在说话的时候往往没感觉时间过去得很快,对时间的感知度很低,因此cue流程反而更高效。)

②以游戏的方式推进会议

玩游戏的时候,一个人最容易进入心流,想法创意也比较容易迸发。为了更高效的推进脑暴会议,你可以给领导提议以游戏化的方式推进会议。比如分小组PK赛,个人积分赛等。 

你可能会困惑,作为下属我怎么能说服老板让会议以游戏的方式进行呢?卡卡的建议是以学习的态度去给领导提建议。比如你可以跟老板说:“老板我最近看了一本《游戏改变世界》的书,里面提到的游戏化的4个机制对工作提升特别显著,找个时间我也想给大家分享分享这个知识点,不知道今天的会议能否也以游戏化的方式进行,验证效果也能为后面的分享积累经验? 

虽然你这么提了老板不一定会接受你的建议,但是没有哪个领导不喜欢有上进心、爱学习爱分享的员工,即使这次他没接纳你的建议下一次脑暴会议他可能就愿意让你试试了。

如果你不想继续将时间消耗在“没营养”的头脑风暴会议上,可以试试这些小TIPS,期待你们的有效反馈,

参考文献:

《设计调研》 

-END-

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